Workflow zur Identifizierung von Publikationen für die Zweitveröffentlichung

„Es bleibt zu wünschen, dass die hier verhandelten Rechte und Möglichkeiten umfänglich von den wissenschaftlichen Einrichtungen in Deutschland genutzt und in Anspruch genommen werden“, so Kristine Hillenkötter abschließend in ihrem Aufsatz zur Open-Access-Komponente in den DFG-geförderten Allianz-Lizenzen.^[1] Genau wie Anja Stöber^[2] erläutert auch Hillenkötter Grundlagen und Herausforderungen zur Anwendung der Open-Access-Komponente und die darin enthaltenen Rechte. Dabei berufen sich beide auf die einschlägige Handreichung zur Thematik.^[3] Praktische Hinweise zur Ausarbeitung eines Workflows befinden sich in allen drei Publikationen, im Detail kann folglich jede Einrichtung selbst einen Geschäftsgang erarbeiten. Der vorliegende Aufsatz knüpft an die genannte Fachliteratur an und präsentiert einen detaillierten, einfach handhabbaren Workflow zur Identifizierung von Publikationen für die Zweitveröffentlichung auf Basis der Open-Access-Komponente in Allianz- und Nationallizenzen. Darüber hinaus wird sich zeigen, dass sich der Workflow problemlos anpassen lässt, wenn z. B. auf Grund von Creative-Commons-Lizenzen (CC-Lizenzen) Zweitveröffentlichungen geplant sind.

Lizenzierte Allianz- und Nationallizenzen können eine Open-Access-Komponente beinhalten, sprich es werden den autorisierten Autoren und/oder Einrichtungen bestimmte Open-Access-Rechte zur Zweitveröffentlichung eingeräumt. Somit können Lizenzrechte für subskriptionspflichtige Publikationen genutzt werden, um den Grünen Weg des Open Access zu fördern. Dabei kann die Bibliothek eine aktive Rolle einnehmen und den Prozess selbst steuern. Im Folgenden werden sieben herausgearbeitete Workflowschritte genannt (vgl. Tab. 1), die sich an der Checkliste für Repository-Manager orientieren. Anschließend werden die einzelnen Phasen näher erläutert und durch Beispiele ergänzt.

Tab. 1: Workflow.

Zu Beginn wird zwangsläufig eruiert, an welchen Allianz- und Nationallizenzen mit Open-Access-Komponente eine Einrichtung teilnimmt (Phase 1). Hilfreich sind neben den Angaben in der Übersicht zur Nutzung der verhandelten Open-Access-Rechte^[4] auch die Lizenzverträge bzw. die Beitrittsinformationen zur Lizenz. Nicht außer Acht lassen sollte man Lizenzen, die einer Moving Wall unterliegen. Nach der Bestandsaufnahme muss die erste relevante Datenbasis ermittelt werden: Publikationen von Autoren der Einrichtung (Phase 2). Mittels der Abfragemöglichkeit „Organization-Enhanced“ in der Datenbank Web of Science kann diese entsprechend aufbereitet werden. Steht eine kostenpflichtige Aufsatzdatenbank nicht zur Verfügung, kann gegebenenfalls auf die Hochschulbibliographie zurückgegriffen werden. Wichtig ist jedoch, dass in dieser ersten Datenbasis eine ISSN vorhanden ist. Abfragen im Web of Science zu unterschiedlichen Zeitpunkten haben ergeben, dass die erste relevante Datenbasis sich ändern kann. Dies hat Auswirkungen auf das Gesamtergebnis.

Für die Realisierung der Phase 3 (Identifizierung von Zeitschriften aus lizenzierten Allianz- und Nationallizenzen mit Open-Access-Komponente) bedient sich die Bibliothek einer einfachen Abrufmöglichkeit im Administrationsbereich der Elektronischen Zeitschriftenbibliothek (EZB).^[5] In der EZB können Titellisten anhand eines sogenannten Anchor/Ankers abgerufen werden. Ein Anker spiegelt i. d. R. alle Zeitschriftentitel einer Lizenz wider. Da Allianz- und Nationallizenzen in der EZB stets zentral verwaltet und gepflegt werden, ist davon auszugehen, dass die Titellisten und Lizenzzeiträume auf einem aktuellen Stand sind. Es wird empfohlen, dass sich Bibliotheken in diesem Workflowschritt alle Anker aller in Frage kommenden Lizenzen aus der EZB ziehen, um am Ende einen Gesamtüberblick über die Zahl der Zweitveröffentlichungen zu erhalten. Parallel kann somit der zeitliche Aufwand für dieses Projekt besser eingeschätzt werden. Die abgerufenen Titellisten ergeben neben der Datenbasis aus Phase 2 folglich die zweite relevante Datenbasis für die anvisierte Auswertung in Phase 4.

Beide Datenmengen werden in Phase 4 (Ermittlung von Publikationen von Autoren der Einrichtung innerhalb der Zeitschriften aus lizenzierten Allianz- und Nationallizenzen mit Open-Access-Komponente) mittels MS Excel verarbeitet. Unter Verwendung der ISSN als Suchkriterium im Rahmen des S-Verweises werden die Ankerlisten durchsucht. Auf diese Weise können Publikationen innerhalb lizenzierter Zeitschriften ermittelt werden. Das Suchkriterium muss entsprechend trunkiert werden, damit auch in Zellen mit mehr als einer ISSN (Ankerlisten) ein Ergebnis gefunden werden kann. Damit wird eine Aufsplittung der Zellen mit mehreren ISSN vermieden.

Anschließend erfolgt eine Auswertung der Ergebnisse nach Lizenz und Open-Access-Rechten (Phase 5). Eine entsprechende tabellarische Aufbereitung verrät der Bibliothek, wie viele Publikationen je Lizenz identifiziert wurden und demzufolge zweitveröffentlicht werden können. Pro Verlag können in dieser Phase die Open-Access-Rechte ausgewertet werden. Unter anderem muss zum Beispiel geklärt werden, welche archivierbare Version zur Veröffentlichung verwendet werden darf. Die Open-Access-Rechte bestimmen die einzelnen Arbeitsschritte in Phase 6 (Aufbereitung für die Zweitveröffentlichung). So kann es durchaus vorkommen, dass der Weg zur archivierbaren Version gegebenenfalls über den Autor führt. Ein Embargo könnte weiterhin die zeitnahe Realisierung des Grünen Weges nach der Erstveröffentlichung verhindern. Nach Überprüfung aller Bedingungen steht einer Zweitveröffentlichung auf einem Repositorium nichts mehr im Wege (Phase 7).

Der erläuterte Workflow wurde bereits bis zur Phase 5 im Dezernat Medienbearbeitung an der Universitätsbibliothek Potsdam entsprechend aufbereitet. Im Folgenden werden drei Beispiele präsentiert, dabei handelt es sich um die Allianz-Lizenz von De Gruyter, Sage und Oxford University Press.^[6] Die erste Datenbasis aus dem Web of Science bilden die Publikationen der Universität Potsdam der Erscheinungsjahre 2011 bis 2014 (zirka 3.890 Ergebnisse).

Für die Auswertung der Schnittmenge auf Basis der ISSN mit der Lizenz des Verlages De Gruyter wurde der EZB-Anker natli_degruyter_llh hinzugezogen, dieser umfasst 161 Zeitschriftentitel. Es wurden insgesamt 18 Artikel identifiziert, die gemäß den vereinbarten Open-Access-Rechten unter Verwendung des Verlags-PDFs umgehend zweitveröffentlicht werden können. Im Rahmen der Allianz-Lizenz des Verlages Sage wurden 30 Publikationen aus 725 Zeitschriften ermittelt, die nach einem Embargo von zwölf Monaten und ebenfalls unter Verwendung der publizierten Fassung für den Grünen Weg freigegeben sind. Den größten Output verzeichnete die Lizenz des Verlages Oxford University Press. Aus 284 Zeitschriftentiteln wurden 142 Publikationen für die Zweitveröffentlichung ermittelt. Leider besagen derzeit die Open-Access-Rechte, dass der Umweg über den Autor eingehalten werden muss, da nur die akzeptierte Version auf einem Repositorium der Wahl veröffentlicht werden darf. Außerdem muss ein Embargo von zwölf bzw. 24 Monaten eingehalten werden. Es bleibt zu hoffen, dass die Open-Access-Rechte bei erneuter Vertragsverhandlung mit Oxford University Press wissenschaftsfreundlicher ausgehandelt werden.

Eine Bestandsaufnahme über alle erworbenen Allianz-Lizenzen hat gezeigt, dass derzeit etwa zehn Prozent der jährlichen Veröffentlichungen auf Basis der Open-Access-Komponente zweitveröffentlicht werden können. Nachfolgende Abbildung verdeutlicht den Workflow noch einmal grafisch.

Abb. 1:

Prozessdarstellung des Workflows.

Wie bereist eingangs erwähnt, lässt sich der ausgearbeitete Workflow auch auf andere Aspekte der Auswertung zwischen publizierten Aufsätzen und Zeitschriften anwenden (z. B. Vorbereitungen auf Lizenzverhandlungen, Zweitveröffentlichungen auf Basis von CC-Lizenzen oder Embargofristen, Publikationsfonds). Hierfür empfiehlt sich ein Gesamtabzug der EZB, welcher unabhängig von Titellisten mittels Anker im Administrationsbereich abgerufen werden kann. Somit können auch Publikationen in nicht lizenzierten Zeitschriften und Open-Access-Zeitschriften schnell identifiziert werden.

Mittels dieser angepassten Abfragetechnik konnten an der Universitätsbibliothek Potsdam für die Erscheinungsjahre 2011 bis 2014 exakt 276 Veröffentlichungen ermittelt werden, die auf Basis von CC-Lizenzen auf dem institutionellen Repositorium publiziert werden können (PLOS: 98, BMC: 40, Copernicus: 64, Frontiers: 56, MDPI: 18). Anhand der Zahlen ist zu erkennen, dass der Output steigt.

Tab. 2: Auswertung der Abfrage für die Zweitveröffentlichung auf Basis von CC-Lizenzen.

Es empfiehlt sich, die Realisierung des genannten Workflows zunächst als Projekt in der Einrichtung anzulegen und dann jährlich in eine Routinebearbeitung zu wechseln. So kann gewährleistet werden, dass die Lizenzmöglichkeiten (Open-Access-Komponente, Embargofristen, CC-Lizenzen) im vollen Umfang ausgeschöpft werden.