Accessible Published by De Gruyter Saur July 28, 2017

E-Book-Metadaten Pool und E-Book-Management Tool – ein Kooperationsprojekt von BSZ und VZG

Barbara Block and Roswitha Kühn
From the journal Bibliotheksdienst

Zusammenfassung

Im Rahmen der Kooperation des Gemeinsamen Bibliotheksverbundes (GBV) und des Bibliotheksservicezentrums Baden-Württemberg (BSZ) wurde als gemeinsames Projekt ein E-Book-Metadaten Pool aufgebaut. Ziel ist es, möglichst schnell und flexibel mit den Metadateneinspielungen in die Verbundsysteme und damit in die lokalen Kataloge zu reagieren, wenn neue Lizenzierungen aus den Teilnehmerbibliotheken gemeldet werden.

Zusätzlich wurde im BSZ ein E-Book-Metadaten-Management Tool (das EBM-Tool) programmiert, über das die Informationen zu Lizenzen und Paketen im E-Book-Pool verwaltet werden können.

Abstract

Within the co-operation of the Common Library Network (Gemeinsamer Bibliotheksverbund, GBV) and the Library Service Centre Baden-Wuerttemberg (Bibliotheksservice-Zentrum Baden-Württemberg, BSZ), an eBook metadata pool was built up as a common project that aims to react as fast and flexible as possible with metadata import into the central systems, which means into the local catalogues, when new licenses are reported by the participating libraries.

In addition, an eBook metadata management tool (EBM-Tool) was programmed in the BSZ for managing information about licenses and packages in the eBook pool.

1 Einleitung

Der Aufbau eines E-Book-Metadaten Pools und die Entwicklung eines E-Book-Management Tools (EBM-Tools) gehören zu den strategischen Kooperationsprojekten, die die Verbundzentralen von GBV und SWB vereinbart haben.

Auf dem Bibliothekartag in Bremen wurde 2014 vom Bibliotheksservice-Zentrum Baden-Württemberg (BSZ) und der Verbundzentrale des Gemeinsamen Bibliotheksverbundes (VZG) eine strategische Partnerschaft angekündigt.[1] Diese wurde durch die Unterzeichnung einer Kooperationsvereinbarung am 3. September 2015 auf der GBV Verbundkonferenz in Osnabrück bekräftigt.[2]

Abb. 1: Logo für die Kooperation von BSZ und VZG.

Abb. 1:

Logo für die Kooperation von BSZ und VZG.

Als Ziele der Kooperation wurden in der Kooperationsvereinbarung u. a. benannt:

  1. 1.

    Vereinigung der Verbundkataloge des BSZ und der VZG in einer Produktivumgebung,

  2. 2.

    Anpassung der technischen Strukturen der Pica-Systeme beider Verbünde,

  3. 3.

    Einführung eines gemeinsamen Internformats und einheitlicher Katalogisierungs- und Anwendungsrichtlinien,

  4. 4.

    Arbeitsteiliger Aufbau einer gemeinsam genutzten Infrastruktur für den Nachweis und die Administration von E-Ressourcen wie z. B. E-Books für die Verbundzentralen und ihre teilnehmenden Bibliotheken.

Das Projekt zur kurzfristigen Verbesserung des Nachweises von E-Book-Paketen wurde initiiert, da sich in beiden Verbundsystemen viele Bibliotheken hierbei Unterstützung durch die Verbundzentralen wünschten. In beiden Verbünden gab es bereits Verfahren zur automatisierten Generierung von Nachweisen für E-Book-Pakete. Doch aufgrund der Anzahl kam es dabei zu zeitlichen Verzögerungen. BSZ und VZG vereinbarten, eine Infrastruktur zu schaffen, die die Verfahren beschleunigen und eine Administration der verfügbaren Metadaten und erworbenen Lizenzen erlauben sollte. Hierzu sollten arbeitsteilig ein E-Book-Metadaten Pool aufgebaut und ein EBM-Tool entwickelt werden. Die Federführung für den E-Book-Metadaten Pool übernahm die VZG, die Federführung für das EBM-Tool das BSZ.

2 E-Book-Metadaten Pool

Bei der Erwerbung nehmen digitale Medien einen immer größeren Anteil ein. Viele Bibliotheken erwerben E-Books, insbesondere E-Book-Pakete, für die die Anbieter in zunehmendem Maße auch Metadaten zur Verfügung stellen. Anders als die nationalbibliografischen Metadaten von DNB, LOC usw. entsprechen die Metadaten von E-Book-Anbietern nicht immer einem bibliothekarischen Regelwerk und liegen nicht immer im Datenformat MARC vor. Die Metadaten von E-Book-Anbietern werden in unterschiedlichen Datenformaten (MARC, ONIX, csv, Excel u. a.m.) und unterschiedlicher Qualität zur Verfügung gestellt. So können keine Standardverfahren eingesetzt werden, sondern es ist eine genaue Analyse der Metadaten und eine spezifisch angepasste Konvertierung erforderlich.

Aufgrund der zahlreichen Lieferanten von Metadaten verständigten sich BSZ und VZG auf ein arbeitsteiliges Verfahren. Je nach Lieferant ist eine Verbundzentrale für die Beschaffung der Metadaten, Konvertierung usw. zuständig. Da die Analyse der Metadaten, die Konvertierung und Übernahme in den Verbundkatalog immer Aufwand bedeuten, wurde festgelegt, dass nur für Pakete mit mehr als 50 Titeln die genannten Arbeiten übernommen werden.

Für die zukünftige Bereitstellung wurde festgelegt, dass die konvertierten Metadaten in einen von den Verbunddatenbanken separaten Pool eingespielt werden und über diesen verfügbar sein sollen. Der bietet folgende Vorteile:

  1. Der Pool wird zukünftig alle von BSZ und VZG verfügbaren Metadaten für E-Books vereinigen.

  2. Im Pool liegen alle Metadaten in einem einheitlichen Datenformat vor.

  3. E-Book-Pakete werden mit spezifischem Produktsigel eingespielt.

  4. Der Pool ermöglicht es, über die jeweilige anbieterspezifische Identifikationsnummer Updates einzuspielen.

  5. Eine Selektion aus dem Pool ist über Produktsigel oder über ID-Listen möglich.

  6. Aus dem Pool können automatisiert Daten in die jeweilige Verbunddatenbank vom GBV bzw. BSZ eingespielt werden.

  7. Die Datenübernahme via Z39.50 und WinIBW im Falle des Einzelkaufs („Pick and choose“) ist möglich.

Im Rahmen der Kooperation BSZ – VZG wurde vereinbart, einen gemeinsamen Verbundkatalog K10plus aufzubauen. So wurde der Aufbau des E-Book-Pools von den Verbundzentralen auch dazu genutzt, diesen als ersten Prototyp des zukünftigen gemeinsamen Katalogs zu realisieren. Für den E-Book-Pool wurde ein Format definiert, das im Wesentlichen dem zukünftigen gemeinsamen Format entspricht, allerdings noch nicht alle Felder umfasst. Als Datenmodell für E-Books wurde das zurzeit im SWB gültige Modell gewählt. Dieses sieht für jeden E-Book-Anbieter pro E-Book einen Datensatz vor. In der GBV-Datenbank werden die Metadaten zu einem E-Book, das von verschiedenen Anbietern angeboten wird, noch zusammengeführt.[3]

Abb. 2: Titelpräsentation im Pica3-Format im E-Book-Pool.

Abb. 2:

Titelpräsentation im Pica3-Format im E-Book-Pool.

Eine Einspielung von Metadaten aus dem E-Book-Pool in die jeweilige Verbunddatenbank findet statt, wenn eine Bibliothek die entsprechenden E-Books lizenziert hat. Hierfür werden die Metadaten über Produktsigel oder über ID-Listen selektiert. Die Daten werden dann in das derzeitige Verbundformat konvertiert und mit Exemplardaten versehen in die Verbunddatenbank eingespielt. Die Übernahme in die Verbunddatenbank erfolgt gemäß dem dort gültigen Datenmodell. Einzeltitel können über Broadcast Suche aufgefunden werden und mittels des Katalogisierungsclients (WinIBW) übernommen werden.

Abb. 3: Datenfluss der Metadaten: Datenlieferant – E-Book-Pool – Verbunddatenbank – Lokalsystem einer Bibliothek.

Abb. 3:

Datenfluss der Metadaten: Datenlieferant – E-Book-Pool – Verbunddatenbank – Lokalsystem einer Bibliothek.

Sobald GBV und SWB in der gemeinsamen Katalogisierungsdatenbank „K10 plus“ arbeiten, entfällt bei der Übernahme aus dem E-Book-Pool die Konvertierung, da dann beide Datenbanken eine einheitliches Datenformat haben.

Abb. 4: Datenfluss der Metadaten: Datenlieferant – E-Book-Pool – Datenbank K10plus – Lokalsystem einer Bibliothek.

Abb. 4:

Datenfluss der Metadaten: Datenlieferant – E-Book-Pool – Datenbank K10plus – Lokalsystem einer Bibliothek.

Geplant ist, im E-Book-Pool das „Master-Record-Modell“ zu implementieren. Über den Master-Record werden alle Datensätze zu einem E-Book zusammengeführt; die Ausgangsdatensätze bleiben erhalten. So ist es möglich, unterschiedliche Metadatenlieferanten/Anbieter für ein E-Book zu erkennen.

Zukünftig soll es Bibliotheken – unabhängig von der Verbundzugehörigkeit – und anderen Verbundzentralen möglich sein, neben der Z39.50-Datenübernahme auch MARC-Abzüge von Metadaten aus dem E-Book-Pool zu erhalten.

3 E-Book-Management Tool (EBM-Tool)

Die Web-Applikation „EBM-Tool“ (http://www.ebmtool.de/) wurde von den Mitarbeitern im BSZ in enger Absprache mit der VZG entwickelt. Die beiden Verbundzentralen nutzen damit ein komfortables Werkzeug für ein gemeinsames Metadatenmanagement. Einerseits werden die Metadaten-Lieferungen der verschiedenen Anbieter für E-Book-Pakete, die in den E-Book-Pool eingespielt werden, von den beiden Verbundzentralen gemeinsam in diesem Tool verwaltet. Andererseits können die Teilnehmerbibliotheken der beiden Verbünde über ein Webformular Metadaten-Bestellungen aufgeben für neue Pakete, die sie lizenziert haben. So wird der Nachweis der Einzeltitel aus den E-Book-Paketen in den lokalen Systemen angestoßen.

Auf diese Art haben alle Beteiligten in den Bibliotheken und in den Verbundzentralen einen guten Überblick über die Metadaten:

  1. Welche Lieferungen der Verlage/Aggregatoren liegen vor?

  2. Welchen Status haben die Lieferungen?

  3. Sind die vom Anbieter gelieferten Metadaten bereits in den E-Book-Pool eingespielt?

  4. Wie sind die Lokaldaten pro Bibliothek definiert (Fernleihcodes, erläuternde Texte für den OPAC)?

  5. Sind die Daten für Bibliothek X bereits mit Besitznachweisen und Fernleihinformationen in den jeweiligen Hauptbestand übernommen worden und damit auch im lokalen Katalog/im GVI verfügbar?

  6. Welche E-Book-Pakete hat die einzelne Bibliothek für welche Lizenzjahre in ihrem Bestand gemeldet?

Abb. 5: Übersicht der Metadatenlieferungen mit Status.

Abb. 5:

Übersicht der Metadatenlieferungen mit Status.

Die Erzeugung der Nachweisinformationen und die Übermittlung an die Bibliothekskataloge erfolgt idealerweise direkt nach der Bestellung automatisch. In der Realität wird an dieser vollständigen Automatisierung noch gearbeitet. Es wird am Ende auch eine „moderierte“ Automatisierung sein, so dass nicht durch eine versehentlich fehlerhafte Bestellung einer Bibliothek ein fehlerhafter Prozess angestoßen werden kann. Deshalb werden immer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verbundzentralen die automatisierten Einspielprozesse kontrollieren.

Abb. 6: Bestellübersicht für eine Bibliothek.

Abb. 6:

Bestellübersicht für eine Bibliothek.

Der produktive Einsatz des EBM-Tools im SWB und GBV findet seit Oktober 2016 statt. Nachdem sowohl im GBV als auch im SWB in einer Testphase nur wenige Bibliotheken unterschiedlicher Größe und Ausrichtung und mit unterschiedlichen lokalen Bibliothekssystemen als Testbibliotheken erfolgreich im Einsatz waren, wurden noch einige Fehler beseitigt und Verbesserungen eingeführt, die durch die Bibliotheken angeregt wurden. So wurde zum Beispiel die Möglichkeit geschaffen, eine Bestellung zu kopieren und leicht abgeändert zu speichern, um nicht das Webformular immer wieder vollständig ausfüllen zu müssen. Auch die Ausgabe der Bestelldaten in einer CSV-Datei oder als Druckdatei wurde auf Wunsch der Bibliotheken implementiert.

Abb. 7: Screenshot vom Bestellformular.

Abb. 7:

Screenshot vom Bestellformular.

Statistik der gesamten Metadaten-Bestellungen für bisher 131 Bibliotheken im EBM-Tool (Stand 08.05.2017):

Bestellungen gesamt (SWB und GBV): 1440

davon

Status neu 18

Status in Bearbeitung/Rückfragen/Metadaten angefordert: 234

Status Lizenz aktiv/Einspielung beendet[4] : 1146

Status Storniert/nicht bearbeitbar[5] : 42

Abb. 8: Bestellungen zu E-Book-Paketen im EBM-Tool.

Abb. 8:

Bestellungen zu E-Book-Paketen im EBM-Tool.

4 Ausblick

In weiteren Schritten sollen auch Formulare zur Anforderung von bibliotheksspezifischen Korrekturen/Löschungen für ganze E-Book-Pakete und eine Rechercheoberfläche für die Bibliotheken dazu kommen.

Sinnvoll wird es sein, die Daten der Sigelstelle, die die Produktsigel für die einzelnen Pakete vergibt, künftig in maschinenlesbarer Form direkt ins EBM-Tool zu importieren. Bisher werden die Daten zu Paketen von Hand angelegt bzw. entstehen später auch automatisch durch die erste Bestellung auf ein Paket.

Außerdem wird das EBM-Tool einen Webservice bieten, der anderen Systemen die bei den Bestellungen eingegebenen Lizenzinformationen zur Verfügung stellt. Die Verwaltung der zugehörigen Lizenzen erfolgt aber im jeweiligen Bibliothekssystem bzw. spezialisierten ERM-Systemen.

Published Online: 2017-07-28
Published in Print: 2017-08-01

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