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Publicly Available Published by De Gruyter Saur October 7, 2019

Best-Practices im Umgang mit rechtlichen Fragestellungen zum Forschungsdatenmanagement (FDM)

Best Practices for Dealing with Legal Issues in Research Data Management
Philipp Ostendorff

Philipp Ostendorff

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and David Linke

David Linke

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From the journal Bibliotheksdienst

Zusammenfassung

Der Beitrag stellt die Ergebnisse mehrerer Interviews zur Organisation rechtlicher Aspekte des FDM dar. Die Interviews ergaben das Ergebnis, dass rechtliche Fragestellungen zum FDM wichtiger Bestandteil der Beratungsangebote sind. Als Organisationsstruktur bietet sich das Modell des First-Level-Supports an. Dadurch lässt sich die bibliothekarische mit der technischen und rechtlichen Expertise verbinden. Anders als in der bisherigen Praxis sollte die Hochschule jedoch mit klaren Arbeitsanweisungen oder Tätigkeitsbeschreibungen für die Beratungsleistungen ihrer Mitarbeiter einstehen.

Abstract

Our contribution sums up the results of numerous interviews concerning the organisation of legal aspects of research data management. Findings show that legal questions regarding research data management figure prominently in counselling services. From the point of view of organisational structure the model of first-level support seems most useful, as it adequately combines library expertise with technical and legal expertise. In contrast to what has gone before, however, higher education institutions must carry responsibility for the counselling services of their employees by specifying clear statements of work and precise job descriptions.

1 Datengrundlage

Die Verfasser haben im Zeitraum von Februar bis Mai 2019 bundesweit Schlüsselakteure verschiedener Hochschulen und Forschungseinrichtungen zum Thema FDM mit Blick auf rechtliche Fragestellungen interviewt. Ausgewählt wurden solche Einrichtungen, die bereits Strukturen im Umgang mit FDM entwickelt haben und somit auf Erfahrungswerte zurückblicken können.[1] Inhaltliche Schwerpunkte der Befragung lagen auf den jeweiligen zuständigen Organisationseinheiten, Form und Inhalt der Beratungsangebote[2] sowie der Bewertung, bzw. Verbesserung von aktuellen Strukturen.

Ziel der Gespräche war es, in Erfahrung zu bringen, welche Unterstützungsangebote Forschungseinrichtungen, Bibliotheken und Hochschulen zu rechtlichen Aspekten des FDM zur Verfügung stellen, um einen rechtssicheren Umgang mit Forschungsdaten zu gewährleisten. Flankierend haben die Verfasser die verantwortlichen Einheiten für FDM an der TU Dresden und der SLUB befragt und die vorhandenen Strukturen analysiert und mit den extern gewonnenen Ergebnissen abgeglichen.[3]

2 Auswertung der Interviews

a Zuständigkeit

Die Befragung ergab, dass rechtliche Fragestellungen im Umgang mit FDM im Wesentlichen durch Angehörige vier verschiedener Organisationseinheiten innerhalb einer Hochschule bearbeitet werden. Dabei handelt es sich um die jeweiligen Bibliotheken, das Rechenzentrum und den Datenschutzbeauftragten. Die vierte FDM-nahe Gruppe bilden die Juristen. Diese sind wahlweise am jeweiligen Justiziariat, dem Dezernat Forschung und/oder in der juristischen Fakultät angesiedelt. Alternativ können die Aufgaben auch im Rahmen von Sonderbereichen (etwa durch besondere Forschungsstellen oder Projekte mit Bezug auf FDM) wahrgenommen werden.

Die anfallenden Anfragen lassen sich dabei grob in die folgenden drei Bereiche gliedern, für die jeweils unterschiedliche Organisationseinheiten zuständig sind:

  • Technische Fragen werden durch das Rechenzentrum bearbeitet,

  • Rechtliche Fragen mit Bezug zum Datenschutz und der IT-Sicherheit fallen in die Zuständigkeit der jeweiligen Datenschutzbeauftragten,

  • Fragestellungen aus dem Bereich des Urheberrechts sowie des allgemeinen Zivilrechts, Arbeitsrecht etc. werden den übrigen Akteuren zugeteilt.

Mit Blick auf die Organisationsstruktur des Umgangs mit FDM (sowohl bei rechtlichen Fragestellungen, aber auch im Allgemeinen) lassen sich zwei Modelle identifizieren:

Insbesondere an einigen größeren Hochschulen wurde ein zentraler Ansprechpartner für sämtliche Fragen im Zusammenhang mit FDM geschaffen - ein sogenannter First-Level-Support. Dort findet eine Erstberatung statt, die auch die Beantwortung einfach gelagerter juristischer Fragestellungen miteinschließt (auch und insbesondere, wenn die Beratung durch Nichtjuristen erfolgt). Eingehende Anfragen werden kategorisiert und es wird eine Priorisierung vorgenommen. Bei komplexeren Fragestellungen erfolgt eine Weiterleitung an die jeweils sachnächste Organisationseinheit (sogenannter Second-Level-Support).

Demgegenüber fehlt ein solcher zentraler Ansprechpartner an vielen der befragten Forschungseinrichtungen. Bisweilen besteht gleichwohl äußerlich eine zentrale Anlaufstelle, etwa in Form einer zentralen E-Mail-Adresse. Diese E-Mail-Adresse wird von Angehörigen einer oder mehrerer Organisationseinheiten betreut, welche die Weiterleitung an die sachnächste Organisationseinheit vornehmen.

Rechtliche Fragen und Beratungsbedarf bestehen dabei insbesondere zu Beginn oder am Ende von Projekten. In quantitativer Hinsicht wurde keine Notwendigkeit gesehen, ein Vollzeitäquivalent (VZÄ) mit den rechtlichen Fragestellungen zu betrauen. Eine Entlastung kann durchaus sinnvoll über „angedockte“ Stellen bis zu einem halben VZÄ erfolgen, um den Bedarf zu decken.

 Das Konzept des First-Level-Support. Eigene Abbildung; Illustrationen von: https://pixabay.com/de/users/3dman_eu-1553824.

Das Konzept des First-Level-Support. Eigene Abbildung; Illustrationen von: https://pixabay.com/de/users/3dman_eu-1553824.

b Form und Inhalt der Angebote

Die Beratung erfolgt bei allen befragten Teilnehmern sowohl für den Einzelfall als auch über rechtliche Schulungs- und/oder Beratungsangebote. Dabei stehen rechtliche Fragestellungen beim FDM nicht im Vordergrund. Überwiegend erhalten die Beteiligten Anfragen im Hinblick auf technische oder antragsbezogene Aspekte. Gleichwie sind die gestellten rechtlichen Fragen oftmals komplex und schwierig zu beantworten. Dies gilt insbesondere für Fragen aus dem Bereich des Urheber- bzw. Zuordnungsrechts (hier insbesondere Lizenzierung, der Frage, wem die Forschungsdaten gehören, wer Nutzungsrechte erwirbt sowie Fragen zum Datenmanagementplan).

Im Rahmen der Einzelfallberatung bemängelten die Befragten zudem, dass oftmals nur eine zurückhaltende Einschätzung möglich sei. Dies liege zum einen daran, dass das Problem zu komplex bzw. zu speziell sei und die entsprechende Fachkenntnis fehle. Zum anderen bestand auch die Befürchtung von Haftungsrisiken bei einer Falschauskunft. Ein Ausklammern juristischer Fragestellungen würde das Angebot indes unattraktiver machen.

Sehr positiv wurden hingegen Schulungs- und Beratungsangebote wahrgenommen, um gezielt auf Probleme im Umgang mit FDM hinzuweisen bzw. um insgesamt für das Thema zu sensibilisieren.

c Bewertung / Verbesserung

Das Thema FDM, respektive die damit verbundenen rechtlichen Fragestellungen, werden in zunehmendem Maße relevant für die Universitäten. Sowohl für die gute wissenschaftliche Praxis[4] als auch für exzellente Forschung wird FDM als wichtiger Baustein verstanden. Damit verbunden ist auch eine entsprechend zunehmende Sensibilisierung für das Thema, wobei die Awareness durchaus als fakultäts- bzw. institutsbezogen beschrieben werden kann.

Als großes Problem im Allgemeinen wird gesehen, dass ein Wissensverlust bei Auslauf projektbezogener Arbeit stattfindet. Hier bedarf es einer Verstetigung des gewonnenen Wissens, das langfristig gesichert und weiterbearbeitet werden kann. Damit einher geht auch der Wunsch nach der Verstetigung der rechtlichen Beratung von FDM im Besonderen, wobei die Tendenz weg von einem reinen Projektcharakter und hin zu einer festen universitären Anbindung gesehen wird.

3 Best-Practices / Empfehlungen

Nach dem Vorstehenden können die Verfasser am Beispiel der TU Dresden folgende Empfehlungen für den Umgang mit rechtlichen Fragestellungen zum FDM geben:

  • Für die Koordinierung hat sich eine zentrale Anlaufstelle als hilfreich erwiesen oder wurde als wünschenswert erachtet, um die Anfragen nach Kompetenzen zu verteilen. Zudem sorgt ein solcher „First-Level-Support“ für mehr Sicherheit bei Fragestellungen, da eine Verstreuung von Zuständigkeiten vermieden wird. Die beteiligten Stellen sollten sich dabei regelmäßig unterrichten.

  • Eine Kombination aus juristischer und technischer Expertise ist notwendig, um das Thema interessengerechten Lösungen zuzuführen.

  • Informations- und Schulungsangebote können ein Beratungsangebot nicht in allen Fällen ersetzen.

  • Um Wissensverlust zu vermeiden, wäre eine Verstetigung des bereits gewonnenen Wissens im Zusammenhang mit FDM wünschenswert. Dies gilt insbesondere für die gute wissenschaftliche Praxis, im Rahmen derer das FDM zukünftig eine größere Rolle spielen soll.

  • Sofern Mitarbeiter*Innen auf Grundlage ihres Arbeitsvertrages nicht prinzipiell zuständig sind, bleibt durchaus eine Vorsicht / Zurückhaltung bei der Beratung. Dem kann durch eine inhaltliche Schulung und eine Freistellung von der Haftung zum Beispiel durch ausdrückliche Arbeitsanweisungen oder Tätigkeitsbeschreibungen begegnet werden.

  • Das Ziel einer Sensibilisierung für das Thema kann durch Weiterbildungen und Schulungen gut erreicht werden, wobei der Praxisbezug von grundlegender Bedeutung ist. Im Übrigen eignen sich ferner Handreichungen sowie kurze Leitfäden, um erste Probleme zu erkennen und zu beantworten. Hierfür hat das Projekt DataJus bereits eine Kurzfassung zu einem Gutachten[5] zu den rechtlichen Rahmenbedingungen des FDM veröffentlicht. Idealerweise kann ein workflow für den Umgang mit rechtlichen Fragestellungen bei FDM entwickelt werden.

4 Fazit

FDM rückt als Hochschulthema immer mehr in den Fokus und hat zu Recht (etwa im Rahmen der guten wissenschaftlichen Praxis) einen zunehmend hohen Stellenwert in der Forschung erlangt. Eine Sensibilisierung findet zunehmend statt. Es handelt sich mithin um eine Daueraufgabe, die auch eines rechtlichen Beratungsapparats bedarf. Zwar sind die rechtlichen Fragestellungen nicht dominierend, obgleich deren Wichtigkeit nicht zu unterschätzen ist und insbesondere juristische Fachkenntnisse verlangt.

5 Thesen

  1. Der First-Level-Support zum FDM sollte auch Angebote zu juristischen Fragen beinhalten. Diese sollten sowohl (unverbindliche) Informationsangebote als auch eine Rechtsberatung zu einfach gelagerten Fragen umfassen. Dies setzt eine entsprechende rechtliche Schulung der nichtjuristischen Mitarbeiter sowie ihre haftungsrechtliche Absicherung (z. B. durch Einbeziehung in Tätigkeitsbeschreibungen) voraus.

  2. Der Second-Level-Support zu rechtlichen Fragen kann entweder durch juristische Expertise in den zentralen Universitätsverwaltungen oder durch externe Einrichtungen, z. B. auf Landesebene, gewährleistet werden. Es ist insbesondere für kleinere Hochschulen unrealistisch, dass der Beratungsbedarf durch interne Ressourcen abgedeckt werden kann. Eine Zusammenarbeit zur Schaffung überinstitutioneller Angebote wäre wünschenswert. Auch hier muss aber sichergestellt sein, dass im Bedarfsfall durch die externe Einrichtung in Zusammenarbeit mit der hochschuleigenen Expertise eine Rechtsberatung erfolgt.

  3. Durch geeignete Strukturen muss ein Informationsaustausch und eine enge Zusammenarbeit zwischen First-Level- und Second-Level-Support sichergestellt werden.


Article Note

Der Beitrag entstand im Rahmen des durch das BMBF geförderten Projektes zum FDM mit dem Namen DataJus. Philipp Ostendorff und David Linke sind Wissenschaftliche Mitarbeiter am Institut für Geistiges Eigentum, Technikrecht und Medienrecht (IGETeM) an der TU Dresden und hier u. a. an der Juniorprofessur für Bürgerliches Recht, Immaterialgüterrecht, insbesondere Urheberrecht, sowie Medien- und Datenschutzrecht von Frau Prof. Dr. Lauber-Rönsberg.


About the authors

Philipp Ostendorff

Philipp Ostendorff

David Linke

David Linke

Published Online: 2019-10-07
Published in Print: 2019-10-07

© 2019 Walter de Gruyter GmbH, Berlin/Boston

Downloaded on 8.12.2022 from https://www.degruyter.com/document/doi/10.1515/bd-2019-0098/html
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