Skip to content
Publicly Available Published by De Gruyter Saur August 12, 2021

Verbundzentralen in der Pandemie

Library networks’ head offices during the corona pandemic
  • Johanna Freis

    Johanna Freis

    EMAIL logo
    , Roswitha Kühn

    Roswitha Kühn

    EMAIL logo
    and Regina Willwerth

    Regina Willwerth

    EMAIL logo
From the journal Bibliotheksdienst

Zusammenfassung

Die Auswirkungen der Corona-Pandemie auf die Arbeit der beiden Verbundzentralen BSZ (SWB) und VZG (GBV) waren und sind vielfältig. Fernleihe und Schulungen mussten unter Zeitdruck und aus dem Homeoffice heraus neu organisiert werden. Im Bereich des E-Book-Metadatenmanagements stieg die Anzahl der Einspiel-Aufträge auf Grund befristeter kostenloser Verlagsangebote sehr stark an. Die Vorteile der Kooperation von VZG und BSZ haben sich in dieser Zeit deutlich gezeigt und bewährt.

Abstract

The implications of the corona pandemic for the work of German library networks and their head offices BSZ (SWB) and VZG (GBV) have been and still are manifold. Interlending and training events had to be reorganised under conditions of working from home and time pressure. In the field of e-book metadata management, the number of up- and reload jobs increased drastically owing to short-term offers by editors that were temporarily provided free of charge. The obvious benefits of the cooperation between VZG and BSZ were successfully tried and tested in this crucial period.

Schon über ein Jahr im Ausnahmezustand – dieser Meilenstein der etwas anderen Art – hat im März dieses Jahres sicher bei manchen Kolleginnen und Kollegen Erinnerungen an den März 2020 ausgelöst. Wie war das, als das BSZ und die VZG von einem Tag auf den anderen nahezu komplett in die mehr oder weniger provisorischen Büros im eigenen Zuhause verschoben wurden?

Technisch ging das erstaunlich einfach. Ein Großteil der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Verbundzentralen ist es schon lange gewohnt, mobil oder in Videokonferenzen zu arbeiten, da andernfalls viele Dienstreisen zu Schulungen und überregionale Sitzungen für die Arbeit nötig wären. Im BSZ ist daher jeder Arbeitsplatz schon länger mit einem Notebook in einer Dockingstation ausgerüstet, mit dem problemlos auch über VPN von „überallher“ gearbeitet werden kann. Auch für viele Mitarbeitende der VZG besteht seit längerem die Möglichkeit zur Telearbeit. Ebenso sorgte die Nutzung mehrerer Standorte, u. a. Hamburg und Berlin, für eine ausreichend leistungsfähige Infrastruktur der VZG.

Als klar wurde, dass die Büros für einige Zeit geschlossen werden müssen, begannen einige Tage des bunten Durcheinanders wie bei einem Umzug. Notebooks, aber auch Monitore, Bürostühle, Ordner und bei einigen auch die Lieblings-Büropflanzen wurden in Autos verladen, man verabschiedete sich auf unbestimmte Zeit. Dem einen oder der anderen war seltsam zumute, vor allem denjenigen, die es eben nicht gewohnt waren, auch mobil zu arbeiten. Es wurden kreative Lösungen gefunden, um Arbeitsplätze in den privaten Räumlichkeiten einzurichten. Zu diesem Zeitpunkt dachten wir vermutlich alle, das geht jetzt ein paar Wochen, und dann normalisiert sich alles wieder. Viele Kolleginnen und Kollegen sind sich allerdings seit diesem Tag immer noch nicht wieder persönlich begegnet. Mittels Videokonferenzen, VPN-Zugängen, E-Mail, VoiceOverIP-Telefonie, Chat-Programmen und weiteren technischen Tools hielten wir innerhalb unserer eigenen Verbundzentralen, aber auch zwischen BSZ und VZG sowie mit den Bibliotheken, Verlagen und weiteren Ansprechpartnern den ständigen Kontakt. Und in beiden Verbundzentralen gab es virtuelle Weihnachtsfeiern (optional mit Kochkurs).

Abb. 1: Vorübergehend leere Büroräume in den Verbundzentralen.
Abb. 1:

Vorübergehend leere Büroräume in den Verbundzentralen.

Die systemtechnischen Abteilungen in Göttingen und Konstanz haben die Mitarbeitenden bei den neuen technischen Herausforderungen hervorragend unterstützt und fortlaufend unglaublich viel geleistet. Dafür sind wir den IT-Kolleginnen und -Kollegen aus BSZ und VZG sehr dankbar.

Fernleihe

Alle Services von BSZ und VZG standen trotz Corona weiter zur Verfügung. Eine Ausnahme bildete die Online-Fernleihe.

Aufgrund der Maßnahmen zur Eindämmung der Pandemie mussten ab Mitte März die meisten Bibliotheken schließen oder ihre Dienstleistungen stark einschränken. Die Abmeldungen der Fernleihabteilungen bei den Verbundzentralen erfolgten infolgedessen kurzfristig, unkoordiniert und ohne klare zeitliche Perspektive. Das kooperative System der Online-Fernleihe konnte vorübergehend nicht in der gewohnten Form aufrechterhalten werden. So wurde am 16. März 2020 der zentrale Server für die Annahme von Bestellungen im GBV temporär stillgelegt, da Fernleih-Bestellungen weder von den liefernden Bibliotheken bedient noch von den nehmenden Bibliotheken an ihre Nutzerinnen und Nutzer ausgegeben werden konnten. Zeitgleich begann die VZG mit der Erarbeitung eines Konzeptes für einen Notbetrieb Kopienversand. Nach umfangreichen Vorarbeiten konnte am 14. April 2020 der Kopienversand „COVID-19 Notbetrieb“ gestartet werden. Am 15. April 2020 wurde die Endnutzer-Bestellkomponente zugeschaltet. Die Situation im BSZ war ähnlich. Auch wenn die Fernleihe technisch weiter betrieben wurde, so konnten doch in den nehmenden Bibliotheken auf Grund der Schließung der Häuser keine Bestellungen bearbeitet oder von den Nutzern abgeholt werden. Bis Mitte April wurden daher die meisten gebenden Bibliotheken im SWB neu konfiguriert, sodass sie nur Bestellungen auf Aufsatzkopien erhielten. Bestellungen physischer Medien wurden technisch abgelehnt.

Ein wesentliches Element des Kopienversands unter Pandemiebedingungen war die Möglichkeit, Aufsatz- und Teilkopien aus Monographien elektronisch per E-Mail oder Web-Download an die Nutzerinnen und Nutzer weiterzuleiten. BSZ und VZG hatten sich – gemeinsam mit der Arbeitsgemeinschaft der Verbundsysteme und dem Deutschen Bibliotheksverband – hierfür eingesetzt. Die Regelung galt zunächst bis zum 31. Mai 2020 und wurde bedauerlicherweise nicht verlängert.[1] Unter dem Einfluss des sich wieder verschärfenden Pandemiegeschehens zu Beginn dieses Jahres konnte Ende Januar 2021 erneut eine entsprechende Vereinbarung erreicht werden. Diese gilt nach jetzigem Stand bis zum 31. Juli 2021.

Abb. 2: Positiv erledigte Fernleihen deutschlandweit 2019 / 2020 im Vergleich.
Abb. 2:

Positiv erledigte Fernleihen deutschlandweit 2019 / 2020 im Vergleich.

K10plus

Schulungen

Durch die strikte Einschränkung von Dienstreisen bei Verbundzentralen und den Bibliotheken fiel die zentrale Komponente der Schulungs-Arbeit plötzlich weg: der persönliche Kontakt. Denn mit der Einschränkung der Dienstreisen konnten Präsenz-Schulungen nicht länger angeboten werden. Wo andere Dienstreisen im Rahmen von Veranstaltungen, Gremienarbeit, etc. schnell und einfach auf ein Online-Meeting umgestellt werden konnten, stellte dies die Verbundzentralen bei den Schulungen vor eine Herausforderung. Natürlich gab es bereits vor dem Corona-Lockdown einzelne Online-Komponenten im Schulungsangebot. Der Schwerpunkt lag aber im Bereich der Präsenzveranstaltungen. Dies musste sich nun schnell ändern, da die Zahlen von Interessenten und Interessentinnen an den Schulungen sogar zunahmen.

Im BSZ hat sich nach unterschiedlichen Versuchen als Standard für Online-Schulungen ein Rahmen von fünf Tagen à zwei Stunden am Vormittag etabliert. Für den Nachmittag wurden Übungsaufgaben konzipiert, die bis zum nächsten Tag erledigt werden sollten. Mittlerweile läuft ein Großteil der Schulungen des BSZ im Online-Regelbetrieb. Auch für die VZG ergab sich recht schnell die Notwendigkeit, bereits geplante Schulungen – insbesondere zur Neueinführung von LBS4 in verschiedenen Einrichtungen – auf eine Online-Plattform umzustellen. Es zeigte sich, dass durch wegfallende Dienstreisen der zeitliche Aufwand nach Erstellen einer Schulung erheblich reduziert werden kann. Online-Schulungen werden daher auch künftig eine wichtige Rolle spielen.

Da sich in den Bibliotheken während der Corona-Pandemie der Schwerpunkt noch stärker von Print auf Elektronisch verschoben hat, erhielten E-Medien einen gänzlich neuen Stellenwert. Der Bedarf nach Schulungen in diesem Bereich stieg deutlich. Daher arbeiten BSZ und VZG auch aktuell an einem neuen digitalen Schulungsmodul zum Thema E-Books. Als schnelle Zwischenlösung wurden bereits einstündige E-Book-Fragerunden durch das BSZ angeboten. Die Fragerunden hatten pro Session einen Themenschwerpunkt, zu dem im Voraus gesammelte Probleme sowie grundsätzliche Abläufe erläutert wurden. Per Chat-Funktion konnten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer Fragen stellen, die dann im Gespräch beantwortet wurden. Nach den bisherigen positiven Rückmeldungen soll das Format auch für andere Kontexte so oder so ähnlich beibehalten werden. Insbesondere dann, wenn wieder unter normalen Bedingungen gearbeitet wird.

E-Book-Metadaten

Nachdem auch die Bibliotheken für den Publikumsverkehr schließen mussten, haben viele Verlage großzügige Angebote im Bereich der elektronischen Publikationen zur Verfügung gestellt. So konnten die Bibliotheken und deren Nutzer kostenlos auf große Mengen an digitalen Inhalten zugreifen, die sie nicht lizenziert hatten. Mitte März 2020 erreichte das BSZ die erste Anfrage aus dem Teilnehmerkreis des SWB zu einer „Corona-E-Book-Bibliothek“, die es dem Vernehmen nach geben sollte. Es wurde dann im Gespräch mit der VZG relativ schnell klar, dass es nicht die eine „Bibliothek“ war, sondern eine Vielzahl an zeitlich befristeten Angeboten einzelner Verlage, ähnlich zu den Kauf- oder Leihpaketen, die es auch regulär gibt. Nur wesentlich umfangreicher, und auch von Verlagen, die bis dahin keine Pakete angeboten hatten.

Abb. 3: Statistik EBM-Tool-Bestellungen 2019 / 2020 im Vergleich.
Abb. 3:

Statistik EBM-Tool-Bestellungen 2019 / 2020 im Vergleich.

In dieser Situation wurden die Vorteile der Kooperation von VZG und BSZ im Bereich der E-Book-Metadaten unschätzbar wertvoll. Im gemeinsam genutzten E-Book-Pool (https://ebooks.k10plus.de), in den beide Verbundzentralen Metadaten von Verlagen und Aggregatoren einspielen, wurden in Zusammenarbeit mit den Metadatenlieferanten bereits im April 2020 in rund 500.000 Titelsätze weitere Paketkennzeichen eingetragen. Die Pakete wurden – sofern nicht ohnehin vorhanden – in das EBM-Tool (www.ebmtool.de) eingepflegt, so dass die Bibliotheken aus beiden Verbünden Einspiel-Aufträge absetzen konnten. Zum Teil wurden dafür fiktive „Gesamtsigel“ verwendet, weil klar war, dass die Pakete in dieser Form nicht dauerhaft zur Verfügung stehen werden. So konnten die in den vergangenen Jahren gemeinsam entwickelten Routinen zur Übernahme der Daten aus dem E-Book-Pool in den K10plus-Hauptbestand, inklusive Erzeugung von Exemplardaten und dem Import in die lokalen Bibliothekssysteme, ohne weitere Entwicklungsarbeit genutzt werden. Das Auftragsvolumen war dabei deutlich höher als im „Normalbetrieb“.

Zum Jahresende 2020 und zum Ende des Wintersemesters liefen zahlreiche „Corona“-Angebote der Verlage aus, so dass auch wieder massenhaft Nachweisdaten aus dem K10plus-Hauptbestand gelöscht werden mussten. Dies erforderte eine gute Abstimmung zwischen BSZ und VZG, damit kein System überlastet wurde. Es wurde dafür auch eine so bisher nicht vorhandene Möglichkeit für die Verbundbibliothekare geschaffen, pro Paketkennzeichen Bestandsnachweise mehrerer Bibliotheken mit bestimmten Merkmalen gleichzeitig zur Löschung freizugeben. Bis auf kleinere „Schluckauf-Momente“ können wir erfreut feststellen, dass das Zusammenspiel aller Beteiligten und aller technischen Systeme diesen unerwarteten Stresstest hervorragend gemeistert hat.

Abb. 4: Ausschnitt aus der Konfigurations-Tabelle für den neuen „Multi-Lösch-Job“.
Abb. 4:

Ausschnitt aus der Konfigurations-Tabelle für den neuen „Multi-Lösch-Job“.

Ausblick

Schon jetzt ist klar, dass die durch die Pandemie ausgelösten Veränderungen in der Arbeitswelt teilweise dauerhaft sein werden. Wir alle haben gelernt, uns auf vielfältige Arten mit der entsprechenden technischen Unterstützung zu koordinieren, ohne gemeinsam vor Ort zu sein. Mobiles Arbeiten und Homeoffice sind Teil der Betriebskulturen von BSZ und VZG geworden. Dennoch freuen wir uns schon sehr darauf, statt virtueller Kaffeepausen wieder die Gesichter der Kolleginnen und Kollegen in und außerhalb von BSZ und VZG „in echt“ zu sehen. Denn das persönliche Miteinander lässt sich nicht ersetzen, im Gegenteil: die persönlichen und vor allem auch die informellen Kontakte sind ein wichtiger Katalysator für den gemeinsamen Erfolg.

About the authors

Johanna Freis

Johanna Freis

Roswitha Kühn

Roswitha Kühn

Regina Willwerth

Regina Willwerth

Published Online: 2021-08-12
Published in Print: 2021-08-10

© 2021 Walter de Gruyter GmbH, Berlin/Boston

Downloaded on 22.2.2024 from https://www.degruyter.com/document/doi/10.1515/bd-2021-0092/html
Scroll to top button