Integration audiovisueller Aufzeichnungen in das Records Management einer Organisation: ein konzeptionelles Metadatenmodell

1 Einführung

Digitale audiovisuelle Inhalte sind auf dem Vormarsch. Die technologische Entwicklungen der letzten Jahrzehnte – Komprimierung digitaler Dateien, Streaming über das Internet, Umstellung auf digitale Audio- und Videoproduktion, massive Digitalisierung analoger Inhalte – haben Produktion und Nutzung digitaler audiovisueller Inhalte auch in solchen Organisationen vorangetrieben, die nicht im Bereich der audiovisuellen Medien spezialisiert sind.^[1] Mit audiovisuellen Aufzeichnungen werden beispielsweise Besprechungen, Sitzungen und Anhörungen festgehalten, Mitteilungen und Reden verbreitet, Interviews und Pressekonferenzen für die Öffentlichkeitsarbeit genutzt.

Audiovisuelle Inhalte sind Informationsträger, die über Ton oder Bild oder beides verfügen (Pearce-Moses, 2005, 40). Dank dieser Charakteristika haben audiovisuelle Inhalte einen einzigartigen Informationswert. Sie stellen aber auch eine besondere Herausforderung dar, was Verwaltung und Zugang betrifft. So erfordern audiovisuelle Informationsträger hohe Speicherkapazitäten, sind besonders anfällig für technologische Obsoleszenz, ihre Langzeitarchivierung ist schwierig, und ihre nicht-textliche Beschaffenheit bereitet Probleme für Beschreibung und Retrieval.

Die Eigenheiten dieses Mediums und seine spezifischen Anforderungen sind aber kein Grund, audiovisuelle Aufzeichnungen nicht als Records einer Organisation zu behandeln. Records sind Dokumente, die als Ergebnis einer Geschäftstätigkeit diese belegen können. Records umfassen alle Informationen, die eine Organisation in der Ausführung ihrer Aktivitäten schafft oder erhält, unabhängig von Format und Medium. Trotzdem werden audiovisuelle Records, aktuelle wie archivarische, häufig noch isoliert verwaltet, getrennt von Records anderer Formate. Dabei sind audiovisuelle Medien keine außerordentlichen Artefakte, sondern können – wie andere, textbasierte Aufzeichnungen – ebenso Geschäftstätigkeiten dokumentieren.

Wie andere Records sollten auch audiovisuellen Aufzeichnungen von ihrer Entstehung an im Sinne des Records Management verwaltet werden. Dabei spielen Metadaten eine entscheidende Rolle. Für eine integrierte Verwaltung von textbasierten und audiovisuellen Records ist eine gemeinsame Metadatenlösung erforderlich.

Dieser Artikel möchte einen Metadatenansatz vorstellen, der sowohl den audiovisuellen, als auch den textbasierten Records gerecht werden kann. Wie die Forschungsergebnisse zeigen, gibt es keinen Metadatenstandard bzw. kein Regelwerk, das allen Anforderungen von audiovisuellen Records gerecht wird. In solchen Fällen wird empfohlen, existierende Standards zu kombinieren. Um dies zu ermöglichen schlägt dieser Artikel ein konzeptionelles Metadatenmodell für audiovisuelle Records vor, die zusammen mit textbasierten Records verwaltet werden. Dabei gilt eine Beschränkung auf digitale, zeitbasierte Medien wie Ton- oder Videoaufzeichnungen. Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf solchen Fällen, in denen beide Medien in einer Organisation koexistieren, um die gleichen Tätigkeiten zu dokumentieren, also z. B. Sitzungen. Diese sind ein geeigneter Ausgangspunkt, um die Parallelitäten zwischen Records unterschiedlicher Medientypen zu illustrieren.

Im Folgenden wird zunächst die Forschung dargestellt. Ausgehend von einer Diskussion, inwiefern audiovisuelle Inhalte Records sein können, wird dann das Modell eingeführt. Im letzten Abschnitt werden kurz die Anwendungen des Modells angesprochen.

2 Forschung

Dieser Artikel basiert auf einer wissenschaftlichen Abschlussarbeit zur Erlangung des Mastertitels an der University of Dundee im Jahr 2015. Die Arbeit untersuchte die Metadaten, die notwendig sind, um audiovisuelle Inhalte als Records einer Organisation zu verwalten.

3 Ein medienübergreifendes konzeptionelles Metadatenmodell für Records

Die Ergebnisse der Literaturauswertung und Interviews deuten auf die Notwendigkeit einer gemeinsamen Metadatenlösung für Records hin, die die Zusammenhänge zwischen Records verschiedener Medien darstellen kann. Eine Metadatenlösung besteht nicht nur aus Metadatenelementen, die für unterschiedliche Medientypen geeignet sind, sondern sollte auch eine konzeptionelle Basis haben, die diese in Beziehung zueinander stellen kann. In diesem Abschnitt werden wir zunächst den Status audiovisueller Aufzeichnungen als Records untersuchen und dann auf dieser Grundlage Schritt für Schritt ein konzeptionelles Modell entwickeln, das Records verschiedener Medientypen integriert.

Können audiovisuelle Informationsressourcen überhaupt Records sein? In der Literaturauswertung wurde berichtet, dass Archivgutverwaltung und Records Management in der Regel audiovisuelle Aufzeichnungen isoliert, also getrennt von anderen Medien verwalten. Diese grundlegende Trennung textbasierter und audiovisueller Ressourcen kann nicht nur durch einen Formatunterschied erklärt werden. Es scheint eher, dass audiovisuelle Aufzeichnungen (noch) nicht als echte Records akzeptiert werden. Obwohl Shepherd und Yeo in ihrem Lehrbuch einräumen, dass Records vielfältige Formen annehmen können, stellen sie fest, dass Multimedia-Aufzeichnungen bei Geschäftstätigkeiten noch relativ selten sind, in Zukunft aber gang und gäbe sein werden (2003, S. 4, 17). Audiovisuelle Aufzeichnungen werden für ihren Informationswert geschätzt, aber Beweiskraft wird ihnen mit der Begründung abgesprochen, dass man sie nicht in ihrem Entstehungskontext erfassen könne (Kula, 2003, S. 2). Für die US-Archive dokumentieren audiovisuelle Aufzeichnungen nur selten eine Geschäftstätigkeit (NARA, 1999). Die australische Gesellschaft für Archivare ASA erkennt jedoch an, dass sich dies ändern wird und sagt voraus, dass die Beweiskraft audiovisueller Aufzeichnungen bei ihrer Beurteilung eine stärkere Berücksichtigung finden wird (2008, S. 557).

Yeo (2008, S. 123) erklärt den Ausschluss audiovisueller Aufzeichnungen aus dem Mainstream-Records Management damit, dass sie nicht dem Prototyp von Records im Sinne von Schriftgut entsprechen:

„In the modern world, many records are not exact matches to the prevailing prototype. Audiovisual records are an obvious example. Audio- and videotapes of meetings and conferences, audio recordings of telephone conversations, and film images made by surveillance cameras are all recognizable as records, but in professional practice such records generally have a marginal role. Their distance from the record prototype is reflected in records management textbooks, which often provide introductory statements emphasizing that records can employ ‘any media’ but largely ignore audiovisual records in later chapters, where the systems expounded almost always assume that records are textual.”

Diese Einstellung gegenüber audiovisuellen Aufzeichnungen ändert sich: in ihrem Tagesgeschäft produzieren Organisationen mehr und mehr audiovisuelle Dokumente, die als Records zu behandelt sind (Scopsi, 2010, S. 44). Darüber hinaus ist die Nachfrage nach audiovisuellen Medien auch auf der Nutzerseite gestiegen, deren Ansprüche vom Technologiewandel bestimmt werden. Adami hat darauf hingewiesen, dass die audiovisuellen Aufzeichnungen der Völkermordgerichtsverfahren für Überlebende und Angehörige nicht nur viel eindrucksvoller sind als die geschriebenen Protokolle, sondern wegen mangelnder Sprachkenntnisse und Analphabetismus häufig den Zugang überhaupt erst ermöglichen (Adami 2007, S. 219). Wir sind Zeugen eines grundlegenden Wandels in Bezug auf das Erzeugen, die Nutzung und letztlich Wahrnehmung audiovisueller Aufzeichnungen. So kommt Michel zu dem Schluss, dass audiovisuelle Dokumente nicht mehr ein separater Typ sind, sondern in ihrer digitalen Form Dokumente wie jedes andere Dokument geworden sind (2009–10, S. 108–109).

Voraussetzung dafür ist die Erkenntnis, dass audiovisuelle Inhalte den Status von Records haben können, obwohl sie sich von textbasierten Records unterscheiden. Wie für alle Records sind Tätigkeiten auch für audiovisuelle Records der Ausgangspunkt; sie sind der Auslöser für ihre Entstehung. Unterschiede und Gemeinsamkeiten zwischen audiovisuellen und textbasierten Records werden am besten verständlich, wenn man beide Typen in einem identischen Entstehungskontext vergleicht.

Damit ein Record als Record funktionieren kann, muss er aus Inhalt, Struktur und Kontext bestehen (Erlandsson, 1996, S. 19). Im Hinblick auf ihren Inhalt enthalten koexistierende textbasierte und audiovisuelle Aufzeichnungen – zum Beispiel Sitzungsprotokoll und Videoaufzeichnung derselben Sitzung – im Wesentlichen dieselben Informationen. Allerdings sind sie nicht austauschbar, da der schriftliche Bericht immer eine Übertragung in einen formalen, standardisierten Stil darstellt (Crisp, 2011, S. 22,35). Audiovisuelle Aufzeichnungen bieten einen authentischeren, realistischeren Nachweis, da sie auch die nonverbale Kommunikation der Referenten erfassen. Aus diesem Grund sagt man ihnen nach, eine einzigartige Dimension zu besitzen, die das geschriebene Wort nicht ersetzen kann (NARA, 1999).

Die lektorierten schriftlichen Berichte sind dagegen leichter aufzunehmen und durchzusehen. Unter Verwendung von Yeos Charakterisierung von Records als persistierende Repräsentationen von Tätigkeiten können beide Aufzeichnungen – das Sitzungsprotokoll und die Videoaufzeichnung – als Darstellung der Sitzung verstanden werden. Allerdings repräsentieren sie die Sitzung auf unterschiedliche Weise, wobei sie verschiedenen Aspekte vermitteln, und zwar konventionell in einer schriftlichen Repräsentation im Falle des Texts und ‚ikonisch’ in einer direkten Repräsentation im Falle des Videos (Yeo, 2007). Beide sind in der Lage, das Geschehene zu belegen. Zusammen vermehren sie potenzielle Nutzergruppen und Nutzungsarten.

Die Struktur von textbasierten Records bezieht sich auf die Anordnung des Textes und die Bezugnahme auf weitere Dokumente; Sitzungsprotokolle folgen in der Regel der Tagesordnung sehr genau. Auch die Struktur der audiovisuellen Aufzeichnungen einer Sitzung folgt der Chronologie der Tagesordnung. So wie der geschriebene wörtliche Satz einem standardisierten Stil in seiner Übertragung von der mündlichen in die schriftliche Sprache weicht, können auch audiovisuelle Aufzeichnungen auf analoge Weise formalisiert sein. So hat das britische Parlament für die Übertragung von Sitzungen Regeln aufgestellt, die festlegen, was wie gefilmt wird, wann und wie lange etwas anderes als der jeweilige Sprecher gezeigt werden darf, usw. (BBC, 2010). Diese audiovisuellen Records weisen somit auch eine Struktur auf, die – spezifisch für das Medium – die Verbindung zwischen Inhalt und Kontext herstellt.

Als Repräsentationen desselben Vorgangs haben die verschiedenen Recordtypen zwangsläufig denselben Entstehungszusammenhang und damit auch denselben administrativen sowie dokumentarischen Rahmen, der sie in Bezug zu anderen Records setzt, wie z. B. die Tagesordnung oder während der Sitzung zu besprechende Berichte. Es ist dieser Kontext, der die Videoaufzeichung wie auch das Sitzungsprotokoll als einen Record dieser Sitzungstätigkeit etabliert und eben nicht einer logistischen Dienstleistung. Von daher gehören beide zur gleichen Geschäftstätigkeit. Je nach Zweck der Sitzung ist diese Tätigkeit Teil der breiteren parlamentarischen, richterlichen, entscheidenden oder sonstigen Funktion, der sie dient. Sowohl der offizielle Bericht als auch die audiovisuelle Aufzeichnung gehören zu der gleichen Recordgruppe („record series“), die die jeweilige Sitzung oder Sitzung dokumentiert bzw. darstellt. Sie ergeben sich aus der gleichen Tätigkeit, werden aber separat erstellt. Separate Produktion darf nicht mit verschiedenen Geschäftstätigkeiten verwechselt werden. Es ist die Instanz, die die Sitzung abhält, die entscheidet in welcher Form ihre Vorgänge aufgezeichnet werden und die die Aufzeichnung in Auftrag gibt.^[3]

Die inhärente, organische, Beziehung zwischen audiovisuellen und textbasierten Records wird dadurch begründet, dass sie Repräsentationen ein und derselben Tätigkeit sind. Die Repräsentation ist daher der fundamentale Begriff für das konzeptionelle Metadatenmodell: Eine Tätigkeit („activity“) kann gleichzeitig in Form von Aufzeichnungen eines oder mehrerer Medientypen dargestellt werden, wie Abbildung 1 illustriert.

Abbildung 1:

Beziehung zwischen Tätigkeit und Recordtypen.

Die Beziehung zwischen Tätigkeit und Record drückt eine grundlegende Tatsache für Metadaten im Records Management aus. Es entspricht der Beziehung „Business is documented in Records" des ISO 23081 Metadatenmodells (ISO, 2006, S. 11).^[4] Der Unterschied ist, dass wir die Dokumentation zur Repräsentation erweitern, um auch audiovisuelle Aufzeichnungen zu berücksichtigen. Ausserdem ist diese Beziehung auch die Grundlage eines business classification scheme, das die Funktionen und Tätigkeiten einer Organisation widerspiegelt. Die Norm ISO 15489 empfiehlt ausdrücklich ein derartiges Ordnungssystem als Instrument zur Verknüpfung von Records mit ihrem Entstehungskontext (ISO, 2016, S. 14).

Weitere Abstraktionsebenen sind erforderlich, um das konzeptionelle Modell zu vervollständigen. Wie Abbildung 2 veranschaulicht, wird ein Record in einer oder in mehreren Versionen ausgedrückt (z.B Sprachversion, bzw. vollständige Fassung oder Zusammenfassung), und eine Version manifestiert sich ihrerseits in einer Instanz mit spezifischem Format, die – auf der untersten Ebene des konkreten Objekts – in Anwendungen oder auf Trägern gespeichert werden.

Darüber hinaus kann das Modell durch die Teile ergänzt werden, aus denen eine Datei besteht: bei audiovisuellen Dateien sind dies Segmente („tracks”) bzw. Kanäle. Für die Segmentierung müssen die relevanten Metadatenelemente für das Teil rekursiv wiederholt werden, wie es im oben erwähnten ECHO-Metadatenmodell vorgeschlagen wird. (Das ist nicht in Abbildung 2 enthalten, aber im Ansatz impliziert.)

Abbildung 2:

Konzeptionelles Modell der Beschreibungsebenen eines Records.

Das vorgeschlagene Modell besteht also aus fünf Ebenen, die den folgenden Entitäten entsprechen: Tätigkeit, Repräsentation, Expression, Manifestation und Objekt. Die ersten drei sind rein logisch, während die letzten zwei konkret sind.

Mehrere Manifestationen ein und desselben Records ergeben sich, wenn beispielsweise ein Video sowohl in einem unkomprimierten Format für die Langzeitarchivierung als auch in einem leichteren, komprimierten Format für die Nutzung aufbewahrt wird. Die Ebene der Objekte ist erforderlich, um das Speichermedium zu beschreiben und zwischen Kopien zu unterscheiden. Das ist nicht nur für audiovisuelle Medien von Belang, sondern für alle digitalen Objekte. Verschiedene Formate und Kopien existieren auch für textbasierte Records spätestens dann, wenn Archivierungsaktionen ansetzen, die zu einer Multiplikation von Dateien führen (Smiraglia, 2006).

Dank der hierarchischen Abstraktion, die zwischen einer logischen und einer physikalischen Ebene, zwischen Kontext und Inhalt auf der einen und physikalischen Instanzen auf der anderen Seite unterscheidet, gelingt es mit dem hier vorgeschlagenen Metadatenmodell Records verschiedener Medientypen in einen organischen Bezug zu setzen. Letztlich wurde vom FRBR-Modell einfach das Konzept der mehrschichtigen Abstraktion von Manifestationen zu logischem Inhalt übernommen, mit dessen Hilfe Aspekte, die in einer Informationsressource koexistieren, konzeptionell als Ebenen dargestellt werden können. Heutzutage basieren viele Metadatenstandards auf hierarchischen Abstraktionen wie auch der oben erwähnten PBCore Standard. Durch die Herausstellung der Kernmerkmale eines Records wurde es möglich, den ungeeigneten Begriff des Werkes im FRBR Modell durch Tätigkeit gemäß den Grundsätzen des Records Managements zu ersetzen.

Gleichzeitig ist die auf den Tätigkeitsbegriff ausgerichtete Abstraktionshierarchie des hier vorgeschlagenen Modells voll kompatibel mit der Aggregationshierarchie, die ein für Records geschaffenes Ordnungssystem der funktionalen Klassifikation (business classification scheme) bietet. Die Kombination von Abstraktionshierarchie und Aggregationshierarchie war in der Literaturauswertung als eine Voraussetzung für die Verwendung von FRBR für Records identifiziert worden. Das Zusammenführen beider Hierarchietypen in einem Modell bietet uns ein leistungsfähiges Hilfsmittel, nicht nur um die Metadatenanforderungen von Records verschiedener Medientypen zusammenzufassen, sondern auch als Ausgangspunkt für die redundanzfreie Zuordnung von Metadaten.

4 Anwendungen des konzeptionellen Modells

Das vorgeschlagene Modell ermöglicht es, eine Reihe von Tatsachen auszudrücken, die die Metadaten von Records betreffen und die für eine Vielzahl von Zwecken genutzt werden können. Traditionell beginnt die Zuordnung von Metadaten auf der Ebene der Manifestation oder gar des Objekts, da es sich um die konkreten Ausgestaltungen von Informationsressourcen handelt. Mit Hilfe der hierarchischen Struktur des Modells kann dies logisch umgekehrt werden und Metadaten da fixiert werden, wo sie gültig sind.

Die Diskussion von Standards und Regelwerken hatte bereits nahegelegt, dass für eine Metadatenlösung für die gemeinsame Verwaltung von Records verschiedener Medien mehrere Standards kombiniert werden müssen, also z. B. ein Records Management Metadatenstandard und ein mediumspezifischer wie PBCore. Weitere spezialisierte Standards können für bestimmte Aufgaben notwendig sein wie der Standard zur Digitalen Langzeitarchivierung PREMIS (Library of Congress, 2015). Die in den Records Management Normen ISO 23081 / ISO 15489 vorgesehenen Metadatenelemente betreffen alle Ebenen des Modells. PBCore bietet technische Metadaten für die Manifestationen, während PREMIS Manifestationen und Objekte anvisiert. Metadatenelemente, die die Tätigkeit und ihren Kontext betreffen wie z. B. Tätigkeit, verantwortliche Stelle, Ersteller, Datum, beteiligte Akteure, können auf höchster Ebene bestimmt werden und gelten für alle daraus resultierenden Repräsentationen. Dasselbe gilt für deskriptive Metadaten im Allgemeinen, wie Thema oder Entscheidungspunkte. Andere beschreibende Metadaten wie Titel oder Sprache müssen auf Expressionsebene bestimmt werden, während der Dateiname die Manifestation bzw. das Objekt betrifft. Elemente wie Dauer oder Umfang betreffen ebenfalls konkrete Instanzen auf Manifestations- oder Objektebene. Records-Management-Metadaten wie die Aufbewahrungsfrist oder die Sicherheitsklassifikation betreffen Repräsentationen oder Expressionen.

Mit Hilfe der Abstraktionshierarchie des Modells lässt sich also klären, welche Metadatenelemente welche Beschreibungsebene betreffen und welche für mehrere Ebenen gemeinsam sind. Für die tatsächliche Vererbung von konkreten Metadaten, den Metadatenwerten, ist hingegen die Aggregationshierarchie eines Ordnungssystems, wie sie ein business classification scheme bietet, erforderlich (ISO, 2009, S. 13). Records, die sich aus derselben Tätigkeit ergeben und die gleich verwaltet werden, beispielsweise mit Bezug auf die Aufbewahrungsfrist, können auch bestimmte Metadatenwerte teilen. Diese organisch zusammengefassten Gruppierungen von Records führen die Repräsentationen ein- und derselben Tätigkeit zusammen, unabhängig von den Formaten, die die Manifestationen dann haben werden.

Indem Metadatenwerte auf der Aggregationsebene einer Recordgruppe festgesetzt werden, können diese auf alle in der Gruppe enthaltenen Medientypen angewendet werden. Gerade wegen ihres nicht-textlichen Charakters, benötigen audiovisuelle Ressourcen Metadaten für ihre Abrufbarkeit – dringlicher als textbasierte Ressourcen, die auch über ihren Volltext zugänglich sind. In einem digitalen Umfeld sind diese Aggregationen rein virtuell. Eine dem Ordnungssystem entsprechende Ordnerstruktur in IT-Anwendungen ist dafür nicht unbedingt erforderlich; das Ordnungssystem kann auch als eine Taxonomie verwaltet werden, deren Klassen in Form von Metadaten der betroffenen Objekte realisiert werden.^[5]

Um audiovisuelle Medien unter die Kontrolle von Records Management zu bringen, brauchen diese nicht aus ihren Produktionsumgebungen herausgenommen werden. Die Instrumente des Records Management, wie z. B. das Ordnungssystem eines Business Classification Scheme, müssen dort auf Records angewendet werden, wo diese erstellt und benutzt werden. Bei nicht textbasierten Records geschieht dies in der Regel in Anwendungen, die den an textbasierte Dokumente gewöhnten Fachleuten des Records Management möglicherweise nicht vertraut sind. Nicht alle audiovisuellen Formate sind über Standard-Büro-Software zugänglich.Aufgrund ihrer speziellen Formate und sehr großen Dateien werden audiovisuelle Aufzeichnungen häufig in spezialisierten Anwendungen gespeichert. Digital Assets Management (DAM) oder Media Assets Management-Systeme (MAM) ermöglichen es, Videos anzuzeigen und zu verarbeiten (Wright, 2010, S. 27). Ton- und Videoaufnahmen erreichen oft große Speichervolumina, vor allem in ihrer weniger komprimierten Form, die schnell über die Fähigkeiten eines elektronischen Records Management Systems hinausgehen, das überwiegend für textbasierte Dokumente verwendet wird. Darüber hinaus benötigen Audio- und Videoaufzeichnungen besondere Funktionalitäten wie eine schnelle Navigation und den Zugriff auf bestimmte Abschnitte (Storyboard). Außerdem ist es wichtig, den Zusammenhang zwischen verwandten audiovisuellen Objekten nicht zu brechen, zum Beispiel zwischen Versionen unterschiedlicher Kompressionen oder zwischen einer audiovisuellen Datei und ihren unterstützenden technischen Dateien.

Andererseits ist gerade wegen dieser Segregation der Anwendungen und Speicherplätze eine integrierte Metadatenlösung so wichtig für eine Organisation, die heterogene Medientypen erstellt: Records verschiedener Medien müssen trotz ihrer unterschiedlichen Standorte virtuell zusammengehalten werden und gemeinsam verwaltet werden. Dank der Berücksichtigung von Metadaten des Records Management im gemeinsamen Metadatenschema sind die audiovisuellen Ressourcen eines Unternehmens nicht mehr alleinstehende Artefakte, sondern werden als Records wahrgenommen und somit in das Records Management einbezogen. Als Records haben sie einen Lebenszyklus mit einer Aufbewahrungsfrist und werden als Ergebnisse einer Tätigkeit mit Kontextbeziehungen zu anderen Records verwaltet. Die Bedeutung des Ordnungssystems für die Kontextualisierung von audiovisuellen Aufzeichnungen sollte nicht unterschätzt werden. Der Schwerpunkt dieses Artikels lag bei audiovisuellen Aufzeichnungen, die neben Textaufzeichnungen derselben Tätigkeit existieren; ihre Koexistenz ist offensichtlich und zumindest auf der Ebene des Zugangs bereits anerkannt. Allerdings gibt es viele audiovisuelle Records, die keine direkten textbasierten Gegenstücke habe, wie beispielsweise Video-Aufzeichnungen einer Pressekonferenz. Andere Tätigkeiten wiederum werden ausschließlich durch audiovisuelle Records dargestellt. Wenn audiovisuelle Aufzeichnungen in ihren tätigkeitsbezogenen Entstehungszusammenhang eingebettet sind, sind sie nicht mehr isoliert und ungebunden. Zum Beispiel existieren die Aufzeichnungen einer Pressekonferenz neben Einladungen zu dieser Pressekonferenz. Eine offizielle Zeremonie ist nach einem schriftlichen Plan organisiert. Ein Video, das im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit geschaffen wurde, wurde in Form von Projektunterlagen und einem Skript geplant und vorbereitet. Selbst Aufzeichnungen von Überwachungskameras gehen schriftlichen Entscheidungen über das Objekt und den Ort der Überwachung sowie ihren Bedingungen voraus. Indem man diese Zugehörigkeit zur gleichen Recordgruppe innerhalb des Ordnungssystems festhält, lässt sich dieser Kontext der audiovisuellen Aufzeichnungen vom Zeitpunkt ihrer Entstehung an bewahren, was zu ihrem langfristigen Verständnis beiträgt. Der Versuch, diesen Kontext retrospektiv, möglicherweise zum Zeitpunkt der Archivierung zu rekonstruieren, ist schwierig und beinhaltet die Gefahr, dass wichtige Informationen verloren gehen.

Das Modell leistet des Weiteren Hilfestellung, wenn ein gemeinsames Metadatenschema für Records verschiedener Medientypen erstellt werden soll. Gemeinsame Metadatenelemente ermöglichen dann auch gemeinsame Werte, falls die Records zur selben Tätigkeit oder gar zur selben Recordgruppe gehören. So kann die ‚Textlücke‘ audiovisueller Medien zumindest teilweise kompensiert werden. Es muss aber darauf geachtet werden, keine mediumspezifischen Metadatenwerte zu übersehen. Man kann nicht davon ausgehen, dass alle Anforderungen an beschreibende Metadaten für audiovisuelle Aufzeichnungen abgedeckt werden, indem ihnen dieselben Metadatenwerte zugewiesen werden wie ihren textbasierten Gegenstücken oder in Zusammenhang stehenden Textdokumenten. Hinsichtlich der das Thema betreffenden Metadaten können die an eine Recorduntergruppe (z. B. Aufzeichnungen, die sich auf eine bestimmte Sitzung beziehen, Dokumente einer bestimmten Pressekonferenz) geknüpften Werte für eine audiovisuelle Aufzeichnung ausreichen. Während sich aber die Sacherschließung bei textbasierten Dokumente daran orientiert, wovon die Ressource handelt (aboutness), geht es bei der Sacherschließung audiovisueller Ressourcen auch darum, was zu sehen ist (ofness), also welche Personen, Objekte oder Ereignisse (Stock und Stock, 2008, S. 161). Es kann also in einer audiovisuellen Aufzeichnung etwas zu sehen oder zu hören sein, was in den textbasierten Objekten nicht relevant ist. Beispielsweise wird in einer der interviewten Parlamentsbehörden ein Schlagwort wie „Baby“ für Videoaufzeichnungen vergeben, wenn eine Abgeordnete die Sitzung mit ihrem Baby besucht; die Besprechung selbst handelt dabei nicht von Babys. Allerdings wird dies erst bei einem fortgeschrittenen Niveau der Sacherschließung relevant; nicht in allen Umgebungen ist diese Analyse erforderlich.

Die integrierte Metadatenlösung, die das Modell bietet, ist schließlich auch für das Retrieval von Ressourcen verschiedener Medientypen von Nutzen. Durch die Verwendung eines gemeinsamen Metadatenschemas werden diese durch eine Suchmaschine gemeinsam abrufbar und recherchierbar, auch wenn sie in separaten Anwendungen gespeichert werden. Gemeinsame Metadatenelemente können darüber hinaus auch als Filter in Suchmasken zur medienübergreifenden Recherche eingesetzt werden. Dieser Vorteil eines gemeinsamen Metadatenschemas ist direkt ersichtlich und auch für Endnutzer greifbar. Diese sind durch öffentliche Suchmaschinen wie Google bereits an medienübergreifende Recherchemöglichkeiten gewöhnt. Von verbessertem Zugang profitieren nicht nur die, die innerhalb einer Organisation Informationen suchen (enterprise search), sondern auch externe Nutzer (public search).

5 Schlusswort

Die Forschungsergebnisse deuten drauf hin, dass audiovisuelle Records oftmals noch separat verwaltet werden, teils aufgrund ihrer formatspezifischen Eigenheiten, teils weil sie nicht als typische Records gelten. Mit Hilfe von Metadaten – insbesondere solcher, die sich durch ein Ordnungssystem wie das business classification scheme auf den Entstehungskontext beziehen – ist es möglich, audiovisuelle Records unter eine Records Management spezifische Kontrolle zu bringen und gemeinsam mit Records anderer Formate zu verwalten, auch wenn diese in separaten Softwareanwendungen gespeichert sind.

Ein solcher integrierter Ansatz darf allerdings nicht dazu führen, die spezifischen Metadatenanforderungen zu übersehen, die audiovisuelle Ressourcen aufgrund ihres Formats haben. Denn für ihre erfolgreiche Verwaltung und Langzeitarchivierung sind auch diese wichtig. In diesem Artikel wurde ein konzeptionelles Metadatenmodell vorgestellt, um beide Bereiche der Metadatenanforderungen zu kombinieren: zum einen die Metadaten, die das Records Management betreffen, zum anderen die technische Metadaten. Unter Zuhilfenahme der hierarchischen Abstraktion präsentiert das Modell die verschiedenen Aspekte als unterschiedliche Abstraktionsebenen, denen logischen Entitäten entsprechen. Alle Ebenen müssen bei der Zuordnung von Metadaten berücksichtigt werden. Das Modell dient der Klärung, welche Metadatenelemente für Records unterschiedlicher Medien gemeinsam sind und welche mediumspezifisch. Für Records, die aus derselben Tätigkeit resultieren, können auch konkrete Metadatenwerte medienübergreifend eingesetzt werden.

Die in diesem Artikel skizzierte Metadatenlösung begünstigt einen ganzheitlichen Ansatz. Dies gilt sowohl für die Records verschiedener Medien, als auch für die Anforderungen an Metadaten selbst, die nicht isoliert angegangen werden sollten, sei es für bestimmte Zwecke, Sammlungen oder Anwendungen. So wird eine integrierte Verwaltung von Records ganz unterschiedlicher Medien ermöglicht. Für den deutschen Sprachgebrauch hat sich darüber hinaus ‚Schriftgutverwaltung‘ als Übersetzung des angelsächsischen Records Management als unzulänglich erwiesen, können doch auch nicht-schriftliche Aufzeichnungen Records sein.