Aktuelle Beiträge zum Wirtschaftsarchivwesen

Die Vereinigung deutscher Wirtschaftsarchivare (VdW) erteilte den beiden Herausgebern den Auftrag, das Handbuch für Wirtschaftsarchive aus dem Jahr 1998 (mit zweiter Auflage in 2005) zu überarbeiten. So weit kam es nicht. Es konnten nicht ausreichend Autoren gefunden werden und die Initiatoren mussten sich mit einer „kleinen Lösung“ zufriedengeben. Das Ergebnis ist dennoch attraktiv.

Die Kapitel über Aktenkunde in der Wirtschaft, über Records Management und Archivierung digitaler Unterlagen sind gute Übersichten und enthalten moderne Literatur- und Normenangaben, fachliche Auseinandersetzungen und manchmal auch kleinere praktische Exkurse. In anderen Kapiteln, namentlich über Bestandserhaltung, Archivinfrastruktur und Notfallvorsorge, stehen insbesondere Ratschläge für die Praxis mitsamt Standards im Zentrum. Das Berufsbild des Wirtschaftsarchivars und der Wirtschaftsarchivarin kommt ebenfalls nicht zu kurz.

Weitere Themen wie Erschließung, Bewertung, Vermittlung, Management und Support der Archiv­arbeit bleiben jedoch außer Betracht. Für die Herausgeber handelt es sich somit nur um einen „Zwischenbericht“. Sie geben mit dem Sonderheft zum 51. Jahrgang der Zeitschrift für das Archivwesen der Wirtschaft die Hoffnung auch nicht auf, dass es einmal zu einer dritten, neuen Gesamtauflage des Handbuchs kommen kann.

Kapitel 1 „Archivgut der Wirtschaft“, von Andreas Graul verfasst (S. 6–21), ist ein Juwel. Alle wichtigen Dossier- bzw. Aktenkategorien und Quellengattungen des Wirtschaftsarchivwesens kommen zur Sprache und werden in gegenseitigen Zusammenhang gebracht. Der Beitrag macht ersichtlich, wie Unternehmen aufbau- und ablauforganisatorisch eingerichtet sind, welche Geschäfts- und Handlungsdokumentation im weitesten Sinne entsteht und inwiefern vor allem im Digitalzeitalter schlecht geführte Sachbearbeiterablagen zum Maß der Dinge geworden sind (und zwar auf Kosten der Aufbewahrung, Compliance, Datensicherheit, Arbeitseffizienz und Geschäftseffektivität).

Thomas Pereira Antunes und Frank Becker sind zuständig für Kapitel 2 „Records Management“ (S. 22–39). Sie zeigen, was notwendig ist, damit der Disintermediation, der Datenredundanz und der Verlust an Rechts- und Revisionssicherheit in den Unternehmungen die Stirn geboten werden kann. Mir gefällt sehr, dass die Prozess- und Dossiersicht zusammen mit dem Informationslebenszykluskonzept als „zentrale Elemente“ für die Gestaltung der Lösung der Problematik im betrieblichen Informationsmanagement betrachtet werden.

Für mich bleibt die Dreiteilung Geschäftsbücher – Belegfluss – Geschäftskorrespondenz gleichwohl der Kern der Tektonik eines Aktenbestands, was gut zu den Aktenkategorien passt, wie sie Graul aufführt. Antunes geht in seinen Betrachtungen auch kurz auf unterschiedliche Ansätze wie grobmaschige Datenstruktur (Big Buckets) versus engmaschige Datenstruktur (Geschäftsprozessorientierung) ein. Er weist zudem auf den Unterschied zwischen dem eng definierten Fokus des Records-Begriffs (Rechtsrelevanz) und dem weit definierten Fokus (Geschäfts- und Rechtsrelevanz) hin (S. 24, 30).

Solche Ausführungen inspirieren. So möchte ich betonen, dass der erste, grobe Ansatz reaktiv bleibt und nie das anzustrebende Endstadium des Records- und Informationsmanagements sein kann, während der zweite, feingliedrigere Ansatz dieses Management gerade proaktiv, umfassend und (fast) automatisch machen kann; dazu kommt, dass der engere Fokus kurz-, mittel- und langfristig zu kurz greift, weil zur tragfähigen Geschäfts- und Rechtsinterpretation immer der weite Fokus notwendig sein wird.

Bezüglich Phase 1 des Informationslebenszyklus (Entstehung und Bearbeitung der Daten) lässt sich Folgendes festhalten: Privatunternehmungen können sich, wenn auch risikobehaftet, im Rechtsverkehr und zum Nachteil der Betriebseffizienz etwas mehr leisten als Behörden und Verwaltungen. Für diese müssen die Nachvollziehbarkeit der Daten und die verantwortbare Rechtsstaatlichkeit des Handelns immer im Mittelpunkt der Geschäftsdokumentation stehen. Und sogar jener geringe Spielraum für den Privatsektor wird in der Zukunft zweifellos weiter abnehmen.

Kapitel 4 „Archivierung digitaler Unterlagen in den Archiven der Wirtschaft“ ist aus der Feder von Ulrike Gutzmann (S. 56–82). Sie legt überzeugend dar, dass es zwischen den Anforderungen zur Phase 2 des Lebenszyklus von Daten und Dokumenten (Aufbewahrung) und denen zur Phase 3 (Archivierung) kaum Unterschiede gibt. Auch wenn die zeitliche Perspektive anders ist, wirken sich die Mittel- und Langfristigkeit faktisch gleich aus. An Hand des Referenzmodells OAIS (Open Archival Information System) und mit Praxisblick weist die Autorin daraufhin, wie wichtig Standards und Konzepte bleiben.

Es geht aber heute noch mehr um deren tatsächliche Implementierung, organisatorisch, logisch und technisch. Beim Lesen dieses Beitrags wird einmal mehr klar, dass die Archivfachleute groß Entwicklungssprünge gemacht haben, seit sie in den 1980er und 1990er Jahren damit begonnen haben, sich mit ICT (Informations- und Kommunikationstechnik) zu befassen. Hätten ihnen die Vertreter der anderen Fachdisziplinen dies nachgetan, insbesondere die Informatiker, die Juristen, die Qualitätsmanager, würden viele der heutigen Herausforderungen des IT-Zeitalters in Bezug auf das Records- und Informationsmanagement schon längst angenommen und gelöst sein.

Ein weiterer Block an Beiträgen behandelt die physische Seite des Wirtschaftsarchivwesens. Strikt genommen tut Kapitel 4 das Gleiche, welches darum direkt nach Kapitel 3 „Bestandserhaltung“ platziert wurde (S. 40–54). Bettina Schleier behandelt kursorisch, ausführlich und sachkundig alle möglichen Aspekte der passiven und aktiven Konservierung von Archiv- und Sammlungsgut. Franz Becker macht dasselbe im Kapitel 5 „Unterbringung und Einrichtung von Archiven“ (84–92). Bei ihm steht der Archivstandort im Zentrum.

Becker sieht fünf relevante Auswahlkriterien in Bezug auf einen Archivstandort, die in einem Spannungsverhältnis stehen: Nähe zu den abgebenden Stellen, Erreichbarkeit für Nutzer und Transporter, Verfügbarkeit von Erweiterungsfläche, technisches und umweltbezogenes Gefährdungspotenzial. Oft sind es übrigens auch archivwesensfremde Argumente, die einem Archivumbau bzw. -neubau zum Durchbruch verhelfen, z. B. um Substanz zu kreieren für andere, noch größere Infrastrukturprojekte oder halt wegen rein zufälliger Umstände. Franz Becker beendet seinen Beitrag mit einer hilfreichen, zusammenfassenden Checkliste.

Den zweiten Block schließt Dietmar Cramer mit Kapitel 6 „Notfallvorsorge und Havariemanagement“ ab (S. 94–99). Dieses Thema hat sich seit den häufigen Überschwemmungen der letzten Dezennien, einem Bibliotheksbrand 2004 und einem Archiveinsturz 2009 mittlerweile im professionellen Gedächtnis der Vertreter von Kulturerbeinstituten wie Archiven, Bibliotheken und Museen festgesetzt, während es lange Zeit nur als Kuriosum vergangener Perioden galt. Der Autor gibt auch ganz konkrete einleuchtende Empfehlungen und Ratschläge für die Praxis.

Das letzte Kapitel „Berufsbild des Wirtschaftsarchivars“ ist von Tomislav Novoselac (S. 100–110). Er behandelt das Berufsprofil, die (künftigen) Herausforderungen und das Ausbildungsprofil. Die Palette ist breit, wobei der Fokus auf Deutschland gerichtet bleibt. Klar ist, dass der herkömmliche Unterschied zwischen Verwaltungs- und Unternehmensarchivaren zunehmend kleiner wird. Damit verschwinden jedoch noch lange nicht die intrinsischen, fachlichen Differenzen zwischen Archiven und Bibliotheken. In Anbetracht des Gehalts der Publikation ist die Qualität der Wirtschaftsarchivare hoch, wozu bestimmt auch das aktive Weiterbildungsangebot der VdW beiträgt. Das Sonderheft endet mit einem Autoren- und Herausgeberverzeichnis (S. 111), woraus sich die Praxisbezogenheit der beteiligten Kolleginnen und Kollegen einmal mehr zeigt.

Ist es ein Zufall, dass die eher technikaffinen Themen im Sonderheft zum Zug kommen? Sie interessieren gegenwärtig offenbar mehr als die anderen. Betriebswirtschaftliche Aspekte kommen bis auf kurze Bemerkungen fast nicht zur Sprache (siehe S. 46, 53, 58, 78; auf S. 76 noch am Ausführlichsten). So findet man Aussagen, die für sich richtig und wichtig sind: z. B. hohe Kosten wegen einer Dauerverfügbarkeit aller digitalen Daten; aufgeblähte, langsame Fachsysteme, welche zu entlasten sind; die teurere Aufbewahrung digitaler Daten gegenüber der Archivierung analoger. Die einschlägigen Bemerkungen bleiben aber sehr kurz und bündig.

Das Heft eignet sich trotzdem sehr gut als Literatur für den Einstieg und die fachliche Auffrischung. Die Texte sind, wie bereits angedeutet, eine Inspirationsquelle für weiterführende Gedanken zur Annahme und Lösung der vielfältigen Herausforderungen von heute und morgen in unserem Fachgebiet.