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Brandtner, Andreas

ABI Technik

Zeitschrift für Automation, Bau und Technik im Archiv-, Bibliotheks- und Informationswesen

Editor-in-Chief: Söllner, Konstanze

Ed. by Bauer, Bruno / Brandtner, Andreas / Haas, Edeltraud / Schnelling, Heiner / Kriese, Sven / Sommer, Dorothea

4 Issues per year

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ISSN
2191-4664
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Volume 38, Issue 1

Issues

Handling von Offsetting-Verträgen – ein MPDL-Werkstattbericht

Handling of Offsetting Agreements – an MPDL workshop report

Michael SchlachterORCID iD: http://orcid.org/0000-0001-6486-7621 / Adriana SikoraORCID iD: http://orcid.org/0000-0002-4180-0288
Published Online: 2018-04-04 | DOI: https://doi.org/10.1515/abitech-2018-0003

Zusammenfassung

Offsetting-Verträge sind ein konkretes Instrument der Open-Access-Transformation. Der vorliegende Artikel gibt einen Einblick in die Arbeit mit den bestehenden Offsetting-Verträgen der Max Planck Digital Library. Von der Identifikation berechtigter Artikel bis zu Reporting und Rechnungsbearbeitung werden alle Prozesse, Arbeitsabläufe, Herausforderungen und Probleme, die bei der praktischen Umsetzung dieser neuartigen Pilot-Vereinbarungen entstehen, dargestellt und die Notwendigkeit einer Automatisierung der Prozesse wird aufgezeigt.

Abstract

Offsetting agreements are a concrete instrument of the open access transformation. This paper provides an in-depth look into the work with offsetting agreements at the Max Planck Digital Library. From the identification of eligible articles to the invoice management, all processes, workflows, challenges and problems that arise during the practical implementation of these novel pilot agreements will be discussed, illustrating the necessity of automated processes.

Schlüsselwörter: Open Access; Offsetting; Publikationskostenübernahme

Keywords: Open Access; Offsetting; Management of Article Processing Charges

1 Einleitung

Die Max Planck Digital Library (MPDL) ist eine zentrale Serviceeinrichtung der Max-Planck-Gesellschaft. Zusammen mit den Bibliotheken der einzelnen Max-Planck-Institute versorgt sie die Max-Planck-Wissenschaftler mit wissenschaftlichen Informationen und Publikationsdienstleistungen. Die MPDL unterstützt die Wissenschaftler der Max-Planck-Gesellschaft seit vielen Jahren mittels Rahmenverträgen und zentraler Kostenübernahme von Open Access Publikationsgebühren. Sowohl die Kosten für die zentral lizensierten subskriptionspflichtigen Inhalte, als auch die Publikationskosten für Rahmenverträge werden dabei aus einem Budget, der sogenannten Grundversorgung, getragen. Die Grundversorgung wird über anteilige Umlagen der einzelnen Max-Planck-Institute gemeinschaftlich finanziert.

Mittlerweile sind Open-Access-Geschäftsmodelle ein wesentlicher Bestandteil des Portfolios der MPDL. Publikationsbasierte Prozesse wurden in bestehende Arbeitsabläufe integriert oder neu aufgesetzt. Seit zwei Jahren gehören auch sogenannte Offsetting-Verträge zum Serviceangebot der MPDL. Offsetting-Verträge verrechnen Subskriptions- mit Publikationsgebühren und gelten daher als Instrument der Open-Access-Transformation mit dem Ziel, Zugang zu lizensierten Inhalten und Open-Access-Publizieren über einen Vertrag abzudecken und das Subskriptionswesen nach und nach durch ein publikationsbasiertes Open-Access-Geschäftsmodell zu ersetzen. Dabei müssen nun auch die subskriptionsbasierten Arbeitsabläufe in Bibliotheken umgestellt werden. Mit dem Abschluss des Springer-Compact-Vertrages startete die MPDL im November 2015 den ersten Offsetting-Vertrag.1 Ein Jahr später folgten Offsetting-Verträge mit den beiden britischen Verlagen Royal Society of Chemistry2 und Taylor & Francis Group.3 Bei allen drei Verträgen gehörte die MPDL zu den ersten Kunden in Deutschland, die von einem subskriptionsbasierten auf ein publikationsbasiertes Modell umgestiegen sind.

Dieser Artikel ist mit dem Ziel entstanden, anderen potentiellen Offsetting-Kunden beispielhaft einen Einblick in die Arbeitsaufläufe im Zusammenhang mit dem neuen Vertragsmodell zu geben und über die Erfahrungen der MPDL in den zwei Jahren nach Einführung des ersten Offsetting-Vertrages zu berichten. Dabei fokussiert sich dieser Artikel auf die publikationsspezifischen Abläufe und deckt Themenbereiche wie Verhandlungsstrategien und Vertragsinhalte von Offsetting-Verträgen nicht ab. Diese Aspekte wurden bereits in mehreren anderen Publikationen, beispielsweise in dem erst kürzlich erschienen Artikel „It’s the workflows, stupid! What is required to make ‘offsetting’ work for the open access transition” von Kai Geschuhn und Graham Stone, dargestellt.4 Darüber hinaus möchten die Autorin und der Autor einleitend betonen, dass es sich bei der folgenden Publikation um einen aktuellen Ausschnitt der MPDL-Arbeitsabläufe handelt. Die im Folgenden beschriebenen Prozesse werden in der MPDL stetig weiterentwickelt, genauso wie die Abläufe auf Verlagsseite. Als Pilotteilnehmer sehen wir unsere Aufgabe darin, besonders detailliert den Workflow zu analysieren, um bestehende Fehlerquellen zu finden und diese an den jeweiligen Vertragspartner zu kommunizieren, damit sie in Zukunft vermieden werden. Von der Identifikation berechtigter Artikel bis zum Reporting und der Rechnungsbearbeitung werden alle Prozesse, Arbeitsabläufe, Herausforderungen und Probleme, die bei der praktischen Umsetzung der drei Pilotverträge entstehen, aufgezeigt. Das Fazit des Beitrags fasst zusammen, welchen Herausforderungen in Zukunft bei Offsetting-Verträgen, zumindest auf Workflowebene, auf Kunden sowie Anbieter zukommen könnten.

2 Prozessbeschreibung

2.1 Bedingungen für die Berechtigung von Artikeln

Als berechtigt gelten bei allen bestehenden Offsetting-Verträgen der MPDL solche Publikationen, bei denen ein mit einem Max-Planck-Institut affiliierter Wissenschaftler als korrespondierender Autor agiert. Als affiliiert gelten dabei auch Wissenschaftler, die lediglich einen temporären Gaststatus besitzen. Selbst wenn keine aktuelle Max-Planck-Affiliation mehr besteht, kann eine Publikation berechtigt sein, sofern der Artikel zumindest teilweise aus der zurückliegenden Tätigkeit an einem Max-Planck-Institut hervorgegangen ist. Der entscheidende Faktor dabei ist die Angabe der Max-Planck-Affiliation in dem publizierten Artikel. Nur dann ist der Artikel letztendlich berechtigt, im Rahmen der Vereinbarungen im Open Access publiziert zu werden. Als Lizenz wird lediglich die uneingeschränkte Creative Commons Attribution License (CC-BY) akzeptiert. Außerdem werden in den Vereinbarungen Artikeltypen definiert, die berechtigt sind (z. B. Research Paper, Review Paper), und das Annahme-Datum berechtigter Artikel muss innerhalb der Vertragslaufzeit liegen.

Die MPDL vereinbart mit den Verlagen die Angabe einer sogenannten Open Access Funding Note (im Gegensatz zur Research Funding Note), die in der Regel in den Acknowledgements eines Artikels in der Form „Open Access funding provided by Max Planck Society“ angegeben wird. Sie zeigt an, dass die Finanzierung der Publikationskosten durch die Max-Planck-Gesellschaft erfolgt ist. Diese Angabe sollte sich als Standard für APC-basierte Open-Access-Publikationen durchsetzen, u. a. um Doppelfinanzierung auszuschließen. Das Fehlen dieser Funding Note im publizierten Artikel ist zwar kein Grund für eine nachträgliche Ablehnung, d. h. das Vorhandensein der Funding Note ist keine Bedingung für die Berechtigung eines Artikels. Die MPDL informiert die Verlage allerdings im Falle eines Fehlens mit der Bitte, diese nachträglich hinzuzufügen.

2.2 Identifizierung berechtigter Autoren

Es liegt in der Verantwortung der Verlage, jene Autoren zu identifizieren, die berechtigt sind, unter dem jeweiligen Offset-Agreement zu publizieren. Die letztendliche Entscheidung und Bestätigung, dass ein Artikel berechtigt ist, muss aber bei der jeweiligen Einrichtung, in diesem Fall der MPDL, liegen. Die Bibliotheken als Serviceeinrichtungen von Universitäten und Forschungsinstitutionen haben in der Regel keinen (vollständigen) Überblick, ob und wann affiliierte Autoren Artikel einreichen. Da der Einreichungs- und Publikationsprozess durch die Verlage organisiert wird, ist es nur folgerichtig, dass dort die Identifizierung berechtigter Autoren erfolgt und dass die Verlage den Einrichtungen, nach deren Erkennung, potentiell berechtigte Artikel zur Verifikation vorlegen. Dass die berechtigten Artikel durch die Einrichtung verifiziert werden ist notwendig, da nur sie prüfen kann, ob alle vertraglich festgelegten Bedingungen erfüllt werden und tatsächlich eine Affiliation zur Einrichtung besteht. Dieser Kontrollblick muss bei der Einrichtung liegen, da die Einrichtung mit der Verifizierung der Übernahme der Kosten zustimmt.

Angestrebt werden automatisierte Identifikationsprozesse mit möglichst vielen und zuverlässigen Identifikationsparametern, durch die während des Publikationsprozesses die Zugehörigkeit zur Institution festgestellt wird. Idealerweise sollte die Identifikation nach der Annahme zur Publikation durch den Verlag (Acceptance) erfolgen, da die tatsächliche Publikation eines Artikels, im Gegensatz zu einer Identifikation zum Zeitpunkt der Einreichung (Submission), erst dann feststeht. Die MPDL besteht darauf, und hält dies auch in den Offsetting-Verträgen fest, dass nach Acceptance und der Zustimmung zur Berechtigung eines Artikels für das Verfahren keine Änderungen an den Metadaten mehr vorgenommen werden. Im Speziellen sollte sich die einmal bestätigte korrespondierende Autorenschaft nicht mehr ändern, und falls doch, sollte der Verlag darüber informieren, damit gegebenenfalls darauf reagiert werden kann. Jedenfalls muss zum Zeitpunkt der Publikation die bestätigte Max-Planck-Affiliation des korrespondierenden Autors im Artikel selbst angegeben sein, da dies der Indikator dafür ist, dass zumindest Teile des Artikels im Zusammenhang mit der Tätigkeit des korrespondierenden Autors an einem Max-Planck-Institut entstanden sind. Das ist letztendlich der entscheidende Parameter für die Berechtigung eines Artikels, im Rahmen der MPDL-Offsetting-Verträge im Open Access publiziert zu werden. Im Falle des Fehlens der Affiliation muss der Verlag diese auf dem Manuskript ergänzen. Hat die Online-Publikation bereits stattgefunden, bittet die MPDL die Verlage, die Affiliation am besten auch auf der Article Landing Page und mindestens in der PDF-Version hinzufügen.

Die Identifikation berechtigter Autoren sollte durch mindestens einen der folgenden vier Parameter erfolgen:

  • durch Erkennung der Affiliation, die die Autoren im Manuskript angegeben,

  • durch Erkennung der Affiliation, die die Autoren entweder im verlagsinternen Einreichungssystem oder nach Acceptance in einem Publikationsmanagement-Tool angeben,

  • über Erkennung von IP-Adressen oder -bereichen, die an die Verlage gemeldet werden. Sobald z. B. das Publikationsmanagement-Tool von einer hinterlegten IP-Adresse aus besucht wird, findet automatisch die Zuordnung zur entsprechenden Institution statt. Oder

  • über Erkennung von Email-Adressen oder -Domains, die an die Verlage gemeldet werden und die die Autoren entweder im Einreichungssystem oder nach Acceptance in einem Publikationsmanagement-Tool angeben.

In der Praxis allerdings sind, zumindest zum jetzigen Zeitpunkt, nicht alle Verlage imstande, sämtliche dieser Identifikationsparameter technisch umzusetzen. Da, wie oben angeführt, die Affiliationsangabe im publizierten Artikel das eigentlich entscheidende Kriterium für die finale Berechtigung ist, wäre die erstgenannte Erkennung über die Angaben im Manuskript aus Sicht der MPDL ideal. Allerdings ist nach Aussage der Verlage ein automatisierter Prozess hier technisch äußerst anspruchsvoll und schwer umzusetzen und ein manueller zu aufwändig. Nach Erfahrung der MPDL ist dieser Prozess bisher erst bei einem Vertragspartner möglich. Auch ist bei zwei der Verlage, mit denen die MPDL-Offsetting-Vereinbarungen abgeschlossen hat, die automatische Erkennung über IP-Adressen nicht oder noch nicht möglich. In diesem Zusammenhang muss noch einmal darauf verwiesen werden, dass es sich bei diesen Verträgen um neuartige Pilot-Vereinbarungen handelt, deren Ziel es ja gerade ist, noch in der Subskriptionswelt verankerte Prozesse und Arbeitsabläufe auf publikationsbasierte umzustellen. Man hat es also mit einem Work-in-progress zu tun und mit daraus resultierenden Herausforderungen und Problemen. Nicht nur haben die verschiedenen Verlage erwartungsgemäß teilweise sehr verschiedene bestehende Strukturen und Workflows – was einheitliche Arbeitsabläufe für alle Verträge auf MPDL-Seite ohnehin erschwert – auch sind die Verlage im Prozess der Umstellung ihrer Workflows unterschiedlich weit.

Eines der größten im Moment noch bestehenden Probleme zum Beispiel, die im Zusammenhang mit den verlagsseitigen Identifikationsprozessen entstehen, verdankt sich eben diesen erwähnten, noch bestehenden Prozesse. Da es sich bei den in Offsetting-Agreements enthaltenen Journalen um hybride, d. h. Subskriptionszeitschriften handelt, werden – wie in der Subskriptionswelt üblich – bei manchen Verlagen nach Acceptance des Artikels (zumindest im Moment noch) automatisch Transfer-of-copyright-Chasers per E-Mail versendet, mit der Aufforderung, das Copyright an den Verlag zu übergeben. Die Versendung dieser E-Mails kann bis jetzt von diesen Verlagen nicht deaktiviert werden. An Autoren, die als unter dem Agreement berechtigt erkannt wurden, werden dann parallel nochmals E-Mails versandt mit der Information, diese automatischen Aufforderungen zu ignorieren, da sie im Rahmen der Vereinbarung mit der MPDL ohne eigene Kosten im Open Access publizieren können. Darüber hinaus werden die Autoren in dieser E-Mail aufgefordert, die bei allen MPDL-Offsetting-Verträgen vereinbarte Creative Commons Attribution CC-BY als Lizenz im Publishing Agreement auszuwählen.

Solche Workflows sind augenscheinlich problembehaftet und tragen zur Verkomplizierung des Prozesses bei. Einander widersprechende Benachrichtigungen können für die Autoren verwirrend sein, führen eventuell zu Nachfragen und zu Verzögerungen im Publikationsprozess. Auch dass Autoren die mandatierte Lizenz aus mehreren angebotenen auswählen müssen ist eine potentielle Fehlerquelle und aus Sicht der MPDL problematisch. Ist Autorin oder Autor noch nicht genau über die Vereinbarung informiert oder liest die Benachrichtigung nicht gründlich, kommt es hier zur Auswahl einer falschen, nicht berechtigten Lizenz. Auch dies führt zu Verzögerungen und zu erhöhtem Arbeits- und Kommunikationsaufwand bei allen Beteiligten. Im Zweifelsfall müssen die Verlage die Autorinnen oder Autoren nochmals kontaktieren und bitten, das jeweilige Publishing Agreement erneut auszufüllen und die richtige Lizenz auszuwählen. Auch bei Verlagen, die mehrere Open-Access-Lizenzen anbieten (z. B. auch CC-BY-NC), wäre es ideal, wenn Artikel erkannter Max-Planck-Autoren per Default mit der mandatierten CC-BY-Lizenz prozessiert würden. Die betreffenden Verlage sind sich des Problems bewusst, die Implementierung automatisierter Prozesse ist aber auch hier anspruchsvoll und langwierig.

Ein weiteres Problem ergibt sich aus der Tatsache, dass bei manchen Verlagen während des Publikationsprozesses nicht für alle Journale dieselben automatisierten Systeme genutzt werden. Bei Zeitschriften, die akzeptierte Artikel außerhalb der Standard-Workflows bearbeiten, ist zum Beispiel die Identifikation von berechtigten Artikeln fehleranfälliger, da sie über manuelle Prozesse statt über automatisierte erfolgt. Das birgt die Gefahr, dass potentiell berechtigte Artikel übersehen und der MPDL nicht zur Verifikation vorgelegt werden.

2.3 Verifikation berechtigter Artikel

Die Benachrichtigung durch die Verlage zur Überprüfung potentiell berechtigter Artikel erfolgt auf unterschiedliche Weise. Bei der Verifikation über speziell dafür entwickelte Online-Tools (Dashboard) erfolgt eine Benachrichtigung per E-Mail, dass ein Artikel zur Verifikation in das Dashboard eingespeist wurde. Die Benachrichtigung über zu verifizierende Artikel kann aber auch über per E-Mail versendete Artikelübersichten erfolgen, die wöchentlich oder auf monatlicher Basis verschickt werden.

Wichtig für eine möglichst schnelle Überprüfung, Zustimmung und daher Publikation des Artikels ist, dass möglichst alle erforderlichen Metadaten im Dashboard bzw. in der Artikelübersicht enthalten sind. Gerade bei der Überprüfung via Dashboard, bei der die Artikel praktisch direkt nach Acceptance eingespeist werden, besteht oft das Problem, dass zu diesem frühen Zeitpunkt noch keine Informationen über die Angabe der Affiliation aus dem Manuskript erhältlich sind. In solchen Fällen muss mit der Zustimmung gewartet werden, bis diese Informationen vom Verlag in das Dashboard eingespeist werden, was die Veröffentlichung verzögern kann. Nochmals sei darauf hingewiesen, dass die Lieferung der Affiliationsangaben aus dem Manuskript in der Regel nicht der Identifikation dient, sondern nach bereits erfolgter Erkennung über andere Parameter zur Überprüfung der Berechtigung stattfindet, da die aus dem Manuskript stammende Angabe der Max-Planck-Affiliation im publizierten Artikel eine Bedingung für die Anerkennung der Berechtigung ist. In diesem Zusammenhang ist es auch wichtig zu erwähnen, dass die MPDL die Verlage bittet, möglichst alle Affiliationen, die berechtigte Autoren im Manuskript angeben, mitzuteilen, nicht nur z. B. die erstgenannte. Max-Planck-Autoren sind erfahrungsgemäß mit mehreren anderen Institutionen affiliiert und geben diese Affiliationen auch im Artikel an. Wenn eine Max-Planck-Affiliation angegeben wurde, sollte uns diese Information zukommen, unabhängig davon, ob die Affiliation möglicherweise erst an zweiter, dritter oder vierter Stelle genannt wird.

Sind alle nötigen Daten vorhanden, dauert eine Überprüfung in der Regel nur wenige Minuten. Die Zugehörigkeit zum angegebenen Max-Planck-Institut kann in den allermeisten Fällen durch einen kurzen Blick auf die Mitarbeiterliste der jeweiligen Instituts-Homepage geklärt werden. Ist dies nicht möglich (z. B. bei manchen Gastaffiliationen) kontaktieren wir die lokale Institutsbibliothek oder Institutsverwaltung direkt per E-Mail mit der Bitte, uns Auskunft über die Zugehörigkeit des Autors zu geben. Da auch hier meist eine sehr schnelle Rückmeldung erfolgt, können auch solche Fälle mehrheitlich innerhalb eines Tages geklärt werden.

Generell strebt die MPDL an, zur Verifikation vorgelegte Artikel innerhalb von fünf Werktagen bearbeitet zu haben. In Fällen, bei denen nach Ablauf dieser Zeit noch nicht alle zur Verifikation nötigen Daten vom Verlag geliefert wurden, wird der Verlag kontaktiert mit der Bitte, diese schnellstmöglich zum Beispiel in das Dashboard einzuspeisen, beziehungsweise per E-Mail Screenshots der Affiliationsangaben des Manuskriptes zu senden, sofern dies schon möglich ist. Auch wenn sich die Verifikation auf Seiten der MPDL verzögert, zum Beispiel wenn die Klärung einer Affiliation länger dauert, wird der Verlag über die Verspätung informiert. Bis auf insgesamt wenige Ausnahmefälle kann die Bearbeitung innerhalb des angestrebten Zeitrahmens in der Regel eingehalten werden.

2.4 Rechnungsbearbeitung

Nachdem eine Publikation den Identifikations- und Verifikationsprozess durchlaufen hat, stellt sich nun die Frage: Wie können APCs abgerechnet werden?

Die Kostenübernahme von Publikationsgebühren als Vorauszahlung, Einzel- und Sammelrechnung ist in vielen Einrichtungen bereits durch Rahmenverträge mit reinen Open-Access-Verlagen bekannt.5 Auch die ESAC-Initiative beschäftigt sich im Rahmen des DFG-geförderten Projekts INTACT mit Abrechnungsprozessen von APCs.6 Daher ist es offensichtlich, dass Einrichtungen, die eine Teilnahme an Offsetting-Verträgen in Betracht ziehen, sich die Frage stellen, ob die gleichen Abrechnungsprozesse auch für Offsetting-Verträge nutzbar sind oder ob neue Abläufe und Strukturen geschaffen werden müssen. Dabei ist zu beachten, dass die Einführung von Offsetting-Verträgen die Anzahl der Open-Access-Publikationen rapide ansteigen lässt.

Welcher Abrechnungsprozess nun für einen Offsetting-Vertrag geeignet ist, hängt nicht nur davon ab, welchen Prozess eine teilnehmende Einrichtung einführt, sondern auch von den Serviceleistungen, die der Anbieter erbringen kann. Der Vertrieb und Verkauf von Leserechten ist Bestandteil des Verlagsalltags, aber mit der Verrechnung von Publikationsgebühren haben klassische Verlage bisher selten Erfahrung. Eine Umstellung von subskriptionsbasierten Arbeitsabläufen auf publikationsbasierte ist für viele Verlage unbekanntes Terrain. Als Grundvoraussetzung muss gegeben sein, dass ein Verlag auch in der Lage ist, artikelbasiert abzurechnen. Es ist von enormer Wichtigkeit, mit dem Verlag von vornherein abzuklären, welche Abrechnungsweise überhaupt möglich ist. Der Abrechnungsablauf muss somit während der Vertragsverhandlung angesprochen und in den Vertrag integriert werden. Sollte ein Anbieter nicht in der Lage sein, artikelbasiert abzurechnen, helfen vertraglich festgelegte Ziele, einen Abrechnungsprozess auf Verlagsseite aufzubauen.

2.5 Möglichkeiten der Artikelabrechnung

Einzelabrechnung pro Artikel:

Nachdem ein Artikel identifiziert und verifiziert wurde, verschickt der Verlag eine einzelne Rechnung für die Publikationsgebühr. Dabei wird die Rechnung direkt an den Rechnungskontakt der Einrichtung, der im Vertrag vereinbart wurde, versandt. Einzelabrechnungen sind meist nur dann sinnvoll, wenn die Anzahl der Artikel sehr gering ist.

Sammelrechnungen für mehrere Artikel:

Bei einer größeren Anzahl prozessierter Artikel eignen sich Sammelrechnungen. In regelmäßigen Abständen schickt der Verlag eine Rechnung für mehrere Artikel an den im Vertrag vereinbarten Rechnungskontakt.

Bei beiden Methoden ist darauf zu achten, dass eine Rechnung alle notwendigen Bestandteile enthält. Die Rechnungsbestandteile sind in Deutschland im Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt und daher zwingend anzugeben.7 Ergänzend zu den gesetzlichen Vorgaben bietet die Homepage der ESAC-Initiative eine gute Übersicht über alle Bestandteile, die APC-Rechnungen beinhalten sollten. 8

Vorauszahlungen:

Eine vertraglich geregelte Summe wird im Voraus an den Anbieter bezahlt. Von diesem Betrag werden zu einem vertraglich vereinbarten Zeitpunkt, beispielsweise nach dem Datum der Acceptance des Artikels, die Publikationskosten abgebucht. Dabei muss der Anbieter gewährleisten, dass der Kunde jederzeit den Überblick über den aktuellen Stand seines Guthabens hat und dass die korrekten Metadaten der Publikation zur Verfügung stehen. Dieses Modell eignet sich beispielsweise für eine differenzierte Preisberechnung der APCs.

Artikelkontingente:

Der Vertrag regelt eine vereinbarte Anzahl von Artikeln, die in einem definierten Zeitraum prozessiert werden können. Das Artikelkontingent wird im Voraus in Rechnung gestellt. Anders als bei der Vorauszahlung werden aber die Artikelkosten nicht einzeln abgebucht, sondern die Anzahl der publizierten Artikel gezählt. Dieses Verfahren eignet sich, wenn ein fester Preis pro Artikel vereinbart ist. Sobald der Anbieter mehrere Preiskategorien, beispielweise differenzierte Preise für verschiedene Artikeltypen, abrechnen möchte, zeigt diese Methode schnell ihre Schwächen. Meist haben solche Kontingente wenig Spielraum, daher kann es durchaus passieren, dass in einem publikationsärmeren Jahr weniger Artikel als vereinbart prozessiert werden. Der Offsetting-Vertrag muss daher auch vordefinierte Vorgehensweisen für das Unter- und Überschreiten des Kontingents enthalten (z. B. mit Gutschriften oder Nachberechnungen). Es ist wichtig, die Anzahl der prozessierten Artikel zu dokumentieren. Dies erleichtert die Übersicht, gerade gegen Ende einer Zählperiode.

Zum jetzigen Zeitpunkt werden alle Publikationen der Offsetting-Verträge der MPDL über Artikelkontingente abgedeckt. Kein Anbieter konnte zu Vertragsbeginn eine andere Methode der Abrechnung anbieten. Schnell wurde deutlich, dass das Reporting der Grundstein für das Monitoring der Artikelkontingente ist. Die Anbieter schicken in regelmäßigen Abständen Übersichten über die im Rahmen des Offsetting-Vertrags publizierten Artikel. Diese sind meist in Excel-Tabellen zusammengefasst. Der Verlag muss gewährleisten, dass alle Artikel auf den Übersichten gelistet sind. Jeder prozessierte Artikel wird in einer MPDL-internen Datenbank dokumentiert. Der aktuelle Artikelstand kann jederzeit abgerufen werden.

2.6 Reporting

Das Reporting dient einer Einrichtung dazu, eine aktuelle Übersicht aller publizierten Artikel eines Offsetting-Vertrages prüfen und dokumentieren zu können. Daher sollten das Reporting und die Frage, welche Daten zu welchem Zeitpunkt an den Kunden gesendet werden sollen, vertraglich geregelt sein. Die ESAC-Initiative bietet eine Übersicht über die wichtigsten Bestandteile, die ein Report beinhalten sollte.9 Artikelübersichten sollten die Daten des Endprodukts, also des publizierten Artikels enthalten. Metadaten zum Zeitpunkt der Einreichung sind nicht geeignet, da sich die Daten, beispielsweise Artikeltitel, Affiliationen etc., während des Publikationsprozesses ändern können.

Schnell wurde der MPDL bei der Bearbeitung der Artikelübersichten klar, dass bei jedem Vertragspartner noch Raum für Verbesserungen besteht. Grundsätzlich sind die aufgetretenen Probleme in zwei Kategorien einzuteilen. Die erste Kategorie betrifft die Kommunikation und lässt sich aus Kundensicht recht einfach vermeiden, indem in regelmäßigen Abständen Artikelübersichten proaktiv an den Kunden geschickt werden. Die zweite Fehlerkategorie lässt sich auf verlagsinterne Prozesse zurückführen. Anbieter nutzen verschiedene Systeme oder manuelle Prozesse, die den verlagsinternen Datenaustausch erschweren. Dies führt dazu, dass nicht alle Artikelinformationen vorliegen, um einen vollständigen Report zu erstellen.

Somit sind die vom Verlag bereitgestellten Artikelübersichten oft unvollständig.

Ein anderes Beispiel ist die Angabe von Affiliationen in Artikelübersichten. Die MPDL benötigt in Artikelübersichten die Listung aller Affiliationen des korrespondieren Autors, der die Publikation im Sinne der Vereinbarung zu einem berechtigten Artikel macht. Es ist durchaus üblich, dass Autoren mehrere Institutszugehörigkeiten in einem Artikel angeben. Daher ist es notwendig alle Affiliationen, die im Artikel gelistet wurden, auch in der Artikelübersicht aufzuführen. Es stellte sich heraus, dass die im Artikel gelisteten Affiliationen nicht in der Datenbank, die vom Anbieter für die Generierung der Reports genutzt wird, vorhanden sind, sondern nur die Institutszuordnung, die die Autorin oder der Autor während des Publikationsprozesses manuell ausgewählt hat. Beide Beispiele sind auf die Verlagssysteme zurückzuführen, auf die der Offsetting-Kunde keinen Einfluss hat. Der regelmäßige Austausch zwischen Verlag und Kunde ist daher von großer Wichtigkeit, damit die Serviceleistung des Verlages in Zukunft verbessert werden kann.

Nachdem die MPDL einen Report geprüft hat, übernimmt sie selbst die Rolle des Berichterstatters und verteilt über eine interne Plattform institutsspezifische Artikelübersichten an die Bibliotheken der über 80 verschiedenen Max-Planck-Institute. Zudem unterstützt die MPDL mit regelmäßigen Datenlieferungen die OpenAPC Initiative10. Auf der OpenAPC Plattform konnten mittlerweile Daten zu über 180 Offsetting-Vertragsteilnehmern und über 12.000 Artikeln gesammelt werden11.

2.7 Qualitätskontrolle

Bei der Qualitätskontrolle stellt sich die Frage, wie diese bei Offsetting-Verträgen durchgeführt werden kann. Natürlich spielen dabei Servicebereitschaft, Erreichbarkeit und Kommunikation mit dem Verlag eine große Rolle. Aber auch beim Endprodukt, dem publizierten Artikel, sollten Qualitätskontrollen durchgeführt werden, um zu prüfen, ob der Verlag die vereinbarte Servicedienstleistung erbracht hat. Dabei kann die folgende Checkliste helfen, eine Qualitätskontrolle auf Artikelebene durchzuführen:

  • Ist der Artikel im vertraglich vereinbarten Zeitraum akzeptiert worden?

  • Hat der korrespondierende Autor eine Affiliation im Artikel gelistet, die den Artikel zu einem berechtigten im Sinne der Vereinbarung macht?

  • Wurde im Artikel eine Open-Access-Funding-Note gelistet?

  • Wurde bei dem Artikel die vertraglich vereinbarte Lizenz vergeben?

Bei diesen vier Punkten ist es empfehlenswert, sie kurz nach dem Erscheinen des Artikels zu prüfen und sie in den Verifizierungsprozess einzubinden.

  • Wurden die Lizenzinformationen an Crossref geliefert?

Crossref12 ist eine Registrierungsagentur für Digital Object Identifier (DOI). DOIs dienen der eindeutigen und dauerhaften Identifizierung von elektronischen Inhalten. Bei der Registrierung von DOIs für Artikelpublikationen hinterlegen die Verlage auch die zugehörigen Metadaten bei Crossref.13 Zu den wichtigsten Metadaten gehören Lizenzinformationen auf Artikelebene.14 Die Kennzeichnung der freien Verfügbarkeit eines Artikels ermöglicht anderen Systemen, diesen als frei verfügbar zu erkennen. Mit dieser Information können Discovery- und Zugangssysteme eine Verlinkung auf Artikelebene ermöglichen, auch wenn der besagte Artikel in einer Zeitschrift publiziert wurde, die nicht zum lizenzierten Portfolio einer Einrichtung gehört. Daher sollten Verlage Lizenzinformationen an Crossref liefern.

Nach Einführung eines neuen Vertrages prüft die MPDL in regelmäßigen Abständen alle Lizenzinformationen von prozessierten Artikeln und meldet fehlerhafte oder fehlende Lizenzinformationen an den Verlag. Najko Jahn von der SUB Göttingen veröffentlichte erst kürzlich den „Hybrid OA Journal Monitor“.15 Diese Website analysiert alle hybriden Artikel, die an die Open APC Initiative geliefert worden sind und stellt die Lieferung von Lizenzinformationen von Verlagen an Crossref graphisch dar. Durch die Aufarbeitung wird deutlich, welche Verlage die Lieferung von Lizenzinformationen beherrschen und welche Verlage diesen Service (noch) nicht erfüllen können.16

  • Konnte der Verlag alle berechtigten Artikel identifizieren?

Diese Frage lässt sich nur mit größerem Aufwand beantworten. Einrichtungen, deren Bibliotheken bereits zum Zeitpunkt der Einreichung von ihren Wissenschaftlern informiert wurden, wissen, welche Artikel sich im Publikationsprozess befinden, und können diese mit den erhaltenen Artikelübersichten abgleichen. Dies ist bei vielen Einrichtungen nicht gegeben. Eine Möglichkeit wäre, eine Publikationsanalyse über die kommerziellen Datenbanken der Web Of Science Core Collection oder Scopus durchzuführen und diese auf die Zeitschriften, die über den Offsetting-Vertrag berechtigt sind, einzugrenzen. Der Nachteil dieser Analyse ist, dass die Daten erst mit relativ großer Zeitverzögerung zur Verfügung stehen. Zudem sind nicht alle Parameter der berechtigten Artikel in den Datenbanken vorhanden. Beispielsweise fehlt das Acceptance-Datum, welches etwa in den MPDL-Offsetting-Verträgen ein wichtiger Parameter ist, in beiden Datenbanken. Ohne erheblichen manuellen Mehraufwand ist eine Publikationsanalyse zu diesem Zweck nicht durchzuführen. In Einzelfällen wurde die MPDL von lokalen Institutsbibliotheken über aus ihrem Hause stammende Artikel informiert, die offensichtlich nicht als berechtigt identifiziert und der MPDL nicht zur Verifikation vorgelegt wurden.

3 Fazit & Ausblick

In den ersten zwei Jahren als Pilotanwender konnte die MPDL die Bearbeitung von Offsetting-Verträgen in ihre Arbeitsabläufe integrieren. Basierend auf den Erfahrungen dieser Zeit lässt sich einerseits ein deutlicher personeller und administrativer Mehraufwand feststellen, andererseits aber auch eine Erhöhung der Zahl der Open-Access-Publikationen. Die Offsetting-Verträge führten aber nicht zu einem generellen Wachstum an Max-Planck-Publikationen bei den beteiligten Verlagen, sondern lediglich zu einer Erhöhung des Open-Access-Anteils. Dass zentrale Open-Access-Vereinbarungen nicht zu einer Erhöhung der gesamten Publikationszahlen des institutionellen Publikationsaufkommens bei einem Verlag führen, konnte bereits für die bestehenden Gold-Open-Access-Vereinbarungen festgestellt werden.

Eine große Herausforderung im Zusammenhang mit Offsetting besteht darin, dass es bislang keine einheitlichen Standards gibt, weder bei Verlagen noch bei den Einrichtungen. Und das betrifft nicht nur Infrastrukturen, Prozesse und Workflows.

Es fehlen im Moment zum Beispiel auch Richtlinien, die definieren, wie mit bereits eingereichten und akzeptierten Artikeln umgegangen wird, wenn ein Journal von einem Verlag, mit dem ein Offsetting-Vertrag besteht, zu einem anderen wechselt. Die MPDL ist aktuell mit solchen Problemen konfrontiert, insbesondere mit dem Problem, dass mit dem übernehmenden Verlag keine Vereinbarung besteht. Nicht vorhersehbare Herausforderungen dieser Art stellen sich während der Pilotphase, die auch eine Lernphase ist, immer wieder. Probleme dieser Art können bei zukünftigen Vereinbarungen berücksichtigt und Lösungen vertraglich implementiert werden. Überlegenswert wäre aber auch, dass bereits existierende Standards, wie beispielsweise der Transfer Code of Practice17, um entsprechende publikationsbezogene und Offsetting-spezifische Aspekte ergänzt werden, um eine einheitliche Vorgehensweise zu gewährleisten.

Neben der Problematik unterschiedlicher Infrastrukturen bei den Verlagen und unterschiedlich weit fortgeschrittener Umstellung auf artikelbasierte Prozesse zeigt sich auf Workflowebene bisher, dass eine Automatisierung der Prozesse auf lange Sicht nicht nur erstrebenswert, sondern unabdingbar ist. Bislang ist der manuelle, d. h. Arbeits- und Kommunikationsaufwand bei allen an Offsetting-Verträgen Beteiligten (MPDL, Verlag, Autoren) zwar abhängig vom Status quo der Workflows bei den jeweiligen Verlagen von Vertrag zu Vertrag unterschiedlich, aber generell sehr hoch. Speziell die starke Einbindung der Autoren von der Einreichung bis zur Veröffentlichung der Open-Access-Publikation erweist sich als problematisch und führt zu Verzögerungen im Publikationsprozess. Es muss Ziel sein, das Open-Access-Publizieren so einfach und unkompliziert wie möglich zu gestalten. Im Idealfall sollten die Autoren nach der Einreichung möglichst keinen administrativen Aufwand mehr haben. Ein Aspekt von Automatisierung könnte beispielsweise darin bestehen, die Autoren bei der Auswahl von Lizenzen zu entlasten, indem der Verlag die vertraglich vereinbarte Open-Access-Lizenz standardmäßig auf die berechtigten Publikationen eines Offsetting-Vertrags anwendet. Es scheint absurd, dass hier von den Publizierenden ein Einverständnis verlangt wird, obwohl eine Rechteübertragung gerade nicht stattfindet.

Auch bei den Einrichtungen selbst ist der aktuell sehr hohe manuelle Aufwand bei der (noch) geringen Anzahl von Offsetting-Vereinbarungen und der daher relativ überschaubaren Anzahl an zu prozessierenden Artikeln zwar noch zu stemmen, auf lange Sicht und bei steigender Zahl von Verträgen wird es aber kaum möglich sein, Offsetting-Verträge ohne eine weitere Automatisierung der Prozesse zu verwalten.

Bibliotheken sollten dennoch nicht vor publikationskostenbasierten Open-Access-Geschäftsmodellen zurückschrecken. Vor allem sollte gerade in der aktuellen Übergangsphase nicht darauf verzichtet werden, tatsächlich artikelbasierte Identifizierungs- und Abrechnungsprozesse zwischen Einrichtungen und Verlagen aufzusetzen und gemeinschaftlich weiterzuentwickeln, um Transparenz für das neue Geschäftsmodell herzustellen. Darüber hinaus wird die großflächige Umstellung auf Open Access zahlreiche bibliothekarische Kernprozesse berühren und verändern. Nicht nur muss die Erwerbung neu gedacht werden und müssen Budgets nach neuen Parametern verteilt werden. Insbesondere wird sich der ganze Bereich der Bereitstellung und Erschließung erheblich vereinfachen. Hier werden letztlich Ressourcen freigesetzt werden, die dann im Sinne der beschriebenen neuen Prozesse umgewidmet werden können.

Footnotes

About the article

Michael Schlachter

Michael Schlachter

Adriana Sikora

Adriana Sikora


Published Online: 2018-04-04

Published in Print: 2018-04-25


Citation Information: ABI Technik, Volume 38, Issue 1, Pages 8–15, ISSN (Online) 2191-4664, ISSN (Print) 0720-6763, DOI: https://doi.org/10.1515/abitech-2018-0003.

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