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Bibliotheksdienst

Editor-in-Chief: Michalke, Karin / Ihrig, Hartmuth

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ISSN
2194-9646
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Volume 52, Issue 7

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Das Konzept der fluiden Bibliothek an der USB Köln

Ralf Depping
Published Online: 2018-06-12 | DOI: https://doi.org/10.1515/bd-2018-0064

Zusammenfassung

Die USB sieht den Bau eines Ausweichmagazins vor, in dem mehr als 90 Prozent der Bestände untergebracht werden sollen. Damit wird im USB-Hauptgebäude der Platz frei, um im Zuge einer Generalsanierung großzügige Lern- und Arbeitsflächen für die Studierenden zu schaffen. Um trotzdem sicherzustellen, dass die aktuell stark genutzte Literatur frei zugänglich im USB-Hauptgebäude zur sofortigen Nutzung bereitsteht, soll die bedarfsgerechte Verteilung der Medien auf USB und Ausweichmagazin rechnergestützt nach Ausleihhäufigkeit erfolgen. Dieses Prinzip der fluiden Bibliothek setzt den Einsatz entsprechender Technologien (insbes. der sogenannten „Smart Shelves“, also intelligenter Regale mit RFID-Technologie) voraus. Mit diesem System wird es möglich sein, „just in time“ diejenigen Bestände vor Ort in der USB zu behalten, die aktuell stark nachgefragt sind. Damit wird der mit dem Ausweichmagazin verbundene Logistik- und Transportaufwand deutlich reduziert.

Abstract

The USB plans to build a separate depot which will hold more than 90 per cent of the collections. This will make room in the USB’s main building where – after a general renovation – students will find spacious learning and working areas. In order to ensure nevertheless that the literature which is frequently requested at a certain time, remains freely accessible in the USB’s main building to be used immediately, the media will be distributed computer-aided between USB and the separate depot according to use frequency. This principle of a fluid library requires the use of suitable technologies (especially the so-called “Smart Shelves“ with RFID technology). Thus it will be possible to keep those collections “just in time“ within the USB which are currently requested. This will significantly reduce the logistics and transportation efforts.

Schlüsselwörter: Fluide Bibliothek; Ausweichmagazin; Dynamisches Bestandsmanagement

Keywords: fluid library; separate depot; dynamic collection management

1 Einleitung

Das Konzept der fluiden Bibliothek ist in Deutschland insbesondere von Olaf Eigenbrodt (SUB Hamburg) bekannt gemacht worden. Er beschreibt das Konzept in seinem Vortrag auf dem 6. Wildauer Bibliothekssymposiums 2013 so: „Der Vortrag stellt ein Konzept vor, das physische Medien im Bibliothekraum mit Hilfe von RFID-Lösungen von diesem statischen in einen dynamischen Zustand bringt und Prinzipien chaotischer Lagerhaltung auf die Freihandbibliothek überträgt.“1 Doch die Spannbreite dessen, was dieses Konzept in der Praxis bedeutet, ist sehr groß: In der Kunstbibliothek Sitterwerk, einer Präsenzbibliothek mit ca. 25.000 Medien, dient diese Technologie insbesondere der Bestandspräsentation: „Die Bibliotheksordnung kann sich den Benutzern anpassen, welche themenspezifisch oder auch assoziativ Bücher in den Regalen zusammenstellen können. So werden in der Kunstbibliothek serendipische Entdeckungen möglich: Auf der Suche nach bestimmten Büchern findet man andere Bücher, die man zwar nicht gesucht hat und die gleichwohl im Fokus des Interesses liegen.“2 Auch das Konzept des in Bau befindlichen Info.HUB im King Abdullah Financial District (KAFD) in Riad3 sieht die Fluide Bibliothek eher unter dem Gesichtspunkt der Bestandspräsentation.

Demgegenüber hat die Universitäts- und Stadtbibliothek (USB) Köln mit mehr als 4 Mio. Bänden eine völlig andere Ausgangslage – der hier geplante Einsatz der chaotischen Lagerhaltung ist eher als eine reine Logistiklösung zu verstehen. Der für das Sitterwerk erwünschte Serendipity-Effekt bleibt in einer Universalbibliothek dieser Größenordnung sicherlich aus. Aus diesem Grunde ist es sinnvoll, zunächst die Ausgangslage an der USB Köln zu beschreiben. Ein wichtiger Grund dafür, an der USB das Konzept der fluiden Bibliothek realisieren zu wollen, liegt in dem Umstand begründet, dass die USB zukünftig einen noch größeren Teil ihrer Bestände in einem Ausweichmagazin unterbringen wird. Im zweiten Teil dieses Beitrages folgt darum eine kurze Beschreibung der diesbezüglichen Planungen. Im dritten Teil wird schließlich das konkrete Konzept der fluiden Bibliothek beschrieben, wie es in der USB Köln realisiert werden soll. Da sich dies noch in der Planungsphase befindet, wird dieses Konzept noch einige ungelöste Herausforderungen beinhalten.

2 Die Ausgangslage an der USB Köln

Die Universitäts- und Stadtbibliothek Köln ist – anders als dies ihr Name vermuten lässt – eine reine Hochschulbibliothek, auch wenn natürlich Nutzerinnen und Nutzer aus der Stadt und Region in der Bibliothek willkommen sind. Sie ist mit mehr als 4 Mio. Bänden die größte Bibliothek des Landes NRW. Das Gebäude, das im Jahr 1966/67 bezogen wurde, ist eines der letzten großen Bibliotheksbauten, das noch mit geschlossenen Magazinen konzipiert wurde. Zwar wurden diese inzwischen zu einem geringen Teil (ca. 15%) als Freihandmagazin geöffnet, doch auch in diesem Freihandbereich wird eine Numerus-Currens-Aufstellung angeboten. Eine systematische Freihandaufstellung findet sich lediglich in der Lehrbuchsammlung und in den präsent aufgestellten Referenzbeständen aus Lesesaal und Katalogsaal.

Die USB Köln hat für einen nicht unerheblichen Anteil ihrer Bestände einen Archivierungsauftrag, so z. B. für die Bestände der ehemaligen Sondersammelgebiete, für die Sammlung Rheinland, für die historischen Bestände, aber auch für einige weitere moderne Sammlungen. Dementsprechend enthalten diese Bestände einen relativ hohen Anteil an Medien, die aktuell nicht genutzt/ausgeliehen werden. So wurden mehr als 70 Prozent der Bestände in den letzten drei Kalenderjahren nicht ausgeliehen. Der Prozentsatz der Bestände, die pro Jahr zweimal oder häufiger ausgeliehen wurden, ist mit unter 5 Prozent recht niedrig.

Im Bereich der Erwerbungspolitik verfolgt die USB die konsequente Strategie des Primates der E-Ressourcen vor dem Printbereich. Trotzdem werden die Printbestände auch auf absehbare Zeit immer noch wachsen. Zwar wird derzeit eine Aussonderungspolitik erarbeitet, doch wird deren Umsetzung voraussichtlich durch die fehlenden Personalressourcen für aufwändige Aussonderungsaktionen nur langsam vorankommen.

Wie sicherlich die meisten anderen Hochschulbibliotheken registriert die USB einen steigenden Flächenbedarf für Benutzerarbeitsplätze. Die Studierendenzahlen an der Universität zu Köln betrugen bei der Inbetriebnahme des Gebäudes 15.000, sind aber nunmehr bei ca. 50.000 Studierenden. Die Bibliothek ist ein beliebter Lern- und Arbeitsort, die steigenden Anforderungen an die Ausstattung (und damit aber auch dem Flächenbedarf) moderner Bibliotheksarbeitsplätze (incl. Gruppenarbeit, Loungebereiche usw.) sind sicherlich nicht spezifisch für die USB Köln und sollen an dieser Stelle als bekannt vorausgesetzt werden.

Immer noch wachsende Printbestände und der steigende Flächenbedarf für Benutzerarbeitsplätze lassen sich vor Ort nicht abbilden. Das Gebäude der USB steht mittlerweile unter Denkmalschutz, somit sind die Möglichkeiten für eine bauliche Erweiterung eher gering. Auch stehen in unmittelbarer Campusnähe keine Flächen zur Verfügung, die für einen Erweiterungsbau zu bekommen wären. Somit bleibt der USB nur die Option, Buchbestände in einem Ausweichmagazin unterzubringen.

Für die Nutzerinnen und Nutzer einer Magazinbibliothek ist der Schritt von einer Bestellung aus einem Magazin innerhalb des Gebäudes und einer Bestellung aus einem Ausweichmagazin lediglich eine Frage der Lieferzeiten. Sie sind es schon gewöhnt, sich über die virtuelle Bestandpräsentation im Bibliotheksportal über die vorhandenen Bestände zu informieren. In den letzten Jahren haben kontinuierlich optimierte Portalfunktionalitäten, Kataloganreicherung und Suchmaschinentechnologie die Möglichkeiten solcher Bestandspräsentationen deutlich verbessert. Weitere Stichworte für solche verbesserten Recherchesysteme sind z. B. semantic-web-Technologien und Recommender-Systeme.

Für eine moderne hybride Bibliothek mit einem wachsenden Anteil an e-Medien besteht derzeit das Problem, den Besucherinnen und Besuchern, die einen Teilbestand in systematischer Freihandaufstellung vorfinden, begreiflich zu machen, dass dies bei weitem nicht der Gesamtbestand zum jeweiligen Thema ist. So sucht die USB derzeit für die Lehrbuchsammlung nach pragmatischen Wegen, die Besucherinnen und Besucher vor Ort auf die zahlreichen Lehrbücher aufmerksam zu machen, die parallel zum Printbestand der Lehrbuchsammlung elektronisch zur Verfügung stehen. War es also bisher weitgehend unbestritten, dass die systematische Freihandaufstellung aus Sicht der Nutzerinnen und Nutzer die beste Form der Bestandspräsentation ist, so gilt dies für eine hybride Bibliothek mit einem hohen Anteil an E-Medien keinesfalls in gleichem Maße. Dies umso mehr, da sehr viele Besucherinnen und Besucher die Bibliothek als Lern- und Arbeitsort nutzen, ohne die dort aufgestellten Printmedien zu brauchen, während diejenigen, die sich über die vorhandenen Bestände informieren wollen, dies ohnehin bevorzugt online tun.

3 Das Ausweichmagazin an der USB Köln

Die USB Köln verfügt bereits jetzt über ein Ausweichmagazin (AWM) mit einer Kapazität von ca. 800.000 Bänden. Dieses AWM wird konventionell betrieben (d. h. die Magazintätigkeit erfolgt in „Handarbeit“, die Medien stehen in Regalen) und ist mit einer Rollregalanlage sowie einer doppelgeschossigen Regalanlage ausgestattet. Am gleichen Standort ist auch die zur USB gehörige Sortierzentrale NRW4 angesiedelt, dadurch ist sichergestellt, dass Personal vor Ort ist und das AWM täglich angefahren wird. Die Entfernung zum USB-Hauptgebäude beträgt ca. 15 Minuten Autofahrt. Da dieses AWM bald an seine Kapazitätsgrenzen stoßen wird, ist derzeit ein neues AWM in der Planung, welches für eine Kapazität von 4 Mio. Bänden angelegt sein soll und somit einen Großteil der USB-Bestände sowie Bestände aus den dezentralen Bibliotheken der Universität zu Köln aufnehmen wird. Dieses Projekt ist offen für eine Beteiligung von weiteren Hochschulbibliotheken der Region, entsprechende Gespräche mit benachbarten Hochschulen sind auch bereits geführt worden.

Das Baudezernat der Universität hat Fachplaner mit einer Grundlagenuntersuchung zum AWM beauftragt. Diese Untersuchung wurde zwischen April und November 2017 durchgeführt. Dabei wurden mögliche Logistikvarianten für dieses AWM im Detail durchgeplant und für die beiden Grundvarianten – also manueller Betrieb nach dem Prinzip „Person-zur-Ware“ vs. vollautomatischer Betrieb (ASRS Automatic storage and retrieval system) nach dem „Ware-zur-Person“-Prinzip – konkrete Bedarfskalkulationen erstellt, in denen sowohl die Grunddaten der dafür notwendigen Gebäude und Grundstücksflächen als auch die Investitions- und Betriebskosten enthalten sind. Diese Grundlagenuntersuchung hat ergeben, dass die vollautomatische ASRS-Variante sowohl mit Blick auf die einmaligen Investitionskosten als auch in Bezug auf die Kosten für den laufenden Dauerbetrieb preisgünstiger ist. Dass auch die Investitionskosten (=Baukosten) für ein vollautomatisches Hochregallager geringer sind als die für die konventionelle Lagerhaltung, liegt insbesondere daran, dass der Platzbedarf für diese Lösung deutlich geringer ist. Über die Hochregale, die lediglich durch schmale Bediengänge für die Roboter-Systeme getrennt sind und bei denen jeweils zwei Transportwannen hintereinander eingelagert werden, kann der Platz optimal genutzt werden. Die vorliegende Kalkulation geht von einem Platzbedarf von 30 Prozent im Vergleich zu einem konventionellen Fachbodenregal aus. Auch erfordert diese Lösung, bei der die Regalanlage nur im Falle einer Wartung oder Störung durch Personen betreten wird, deutlich geringere Auflagen seitens des Brandschutzes. Das Hochregallager kann mit einer Sauerstoffreduktion ausgestattet werden, so dass die Medien auch vor Bränden geschützt sind.

Geplant ist somit nach dem Vorbild der Speicherbibliothek Büron5 ein Hochregallager mit Aufbewahrung der Medien in chaotischer Lagerhaltung. Die Wannen werden zum Be- und Entladen von Robotersystemen an eine Kommissionierstation gefahren (Ware-zur-Person-Prinzip), die Medien werden dort manuell in die Wannen gelegt bzw. aus den Wannen genommen. Das geplante AWM wird erweiterbar und skalierbar sein, d. h. das Hochregallager (und das zugehörige Grundstück) werden von Anfang an so geplant, dass es möglich ist, Erweiterungsbauteile anzubauen und bruchlos an die Logistiksysteme anzuschließen. Insgesamt kommt in diesem AWM Standard-Industrielogistik für sogenannte Kleinteilelager zum Einsatz, es handelt sich also nicht um spezifisch bibliothekarische Lösungen. Somit gibt es in diesem Markt auch eine Vielzahl von Anbietern, die durch hohe Stückzahlen ein attraktives Preis-Leistungs-Verhältnis anbieten können. Diese Form der ASRS-Systeme ist im Industrieeinsatz jahrzehntelang bewährt. Da Industrieunternehmen i. d. R. sehr hohe Anforderungen bzgl. der Ausfallsicherheit haben, sind diese Systeme sehr zuverlässig und robust.

Auch in diesem Bereich kommt eine chaotische Lagerhaltung zum Einsatz, da hier den einzelnen Medien computergestützt ein Standort zugewiesen wird, der sich bei Entnahme und anschließender Rückstellung auch beliebig ändern kann. Somit ist es möglich, zu jeder Zeit zuverlässig zu bestimmen, welche Medien aktuell in der Anlage eingelagert sind, Revisionen des Bestandes sind dadurch „auf Knopfdruck“ möglich. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass der komplette Bestand vor der Einlagerung ins AWM zuverlässig katalogisiert wurde und auch jeweils für jeden Band ein Exemplarsatz im Bibliothekssystem angelegt wurde. Bestände, die diese Bedingung nicht erfüllen, können keinesfalls in die Anlage eingespeist werden, wäre doch ein Wieder-Auffinden praktisch unmöglich. Für Bibliotheken mit suboptimaler Katalogsituation bringt also die Einführung eines ASRS-Systems nicht unerhebliche Vorarbeiten mit sich.

Dieses Prinzip der chaotischen Lagerhaltung ist im Logistikbereich ebenfalls schon jahrzehntelang bewährt und stellt letztlich auch im Bibliotheksbereich keine echte Neuerung dar. So hat beispielsweise die Universitätsbibliothek Rotterdam bereits seit Jahrzehnten ein vollautomatisches Magazin für die besonders intensiv genutzten Bestände. Recht neu hingegen ist der Einsatz der chaotischen Lagerhaltung im frei zugänglichen Bereich einer Bibliothek, wie es im Prinzip der fluiden Bibliothek vorgesehen ist.

Ergänzend dazu soll die USB auch noch ein separates Rara-Magazin bekommen, in dem die wertvollen Altbestände, aber auch schutzwürdige moderne Bestände aufbewahrt werden sollen. Das hier dargestellte Konzept der fluiden Bibliothek wird verständlicherweise auf die Rara-Bestände keine Anwendung finden.

4 Das Prinzip der fluiden Bibliothek

Spätestens mit der Realisierung des geplanten neuen AWM, in dem der Großteil der Printbestände der Bibliothek aufbewahrt werden soll, ergeben sich für die Bibliothek neue Herausforderungen für die Transportlogistik. Im Grundsatz ist es absolut vertretbar, einen großen Teil der Bestände in größerer Entfernung zu magazinieren, da ja – wie schon erwähnt – der intensiv genutzte Bestandteil der Bestände allenfalls 5% des Gesamtbestandes umfasst. So ist sicherlich die Behauptung gerechtfertigt, dass es möglich wäre, mit diesen 5% der Bestände bis zu 90% der Ausleihen zu bestreiten. Wenn es nun gelingt, dass exakt diese stark genutzten Bestände im kleinen verbleibenden Freihandbereich zu finden sind, reduziert sich der Logistikaufwand, damit auch die Wartezeit für Bestellungen aus dem AWM und nicht zuletzt die Häufigkeit der Fälle, in denen die Nutzerinnen und Nutzer auf die gewünschten Medien warten müssen.

In Fällen, in denen Bibliotheken zu entscheiden haben, welche Teile des Bestandes in geschlossenen Magazinen oder auch Ausweichmagazinen untergebracht werden, wird diese Entscheidung i. d. R. nach der jeweiligen Nutzungsfrequenz getroffen: je nutzungsintensiver eine Bestandsgruppe bzw. Signaturengruppe ist, desto sinnvoller ist es, diese Gruppe auch im Freihandbereich anzubieten. Auch die USB nutzt bisher dieses Grundprinzip bezogen auf die jeweiligen Signaturengruppen. Damit wird jedoch lediglich eine durchschnittliche Nutzungsfrequenz einer gesamten Signaturengruppe zu Grunde gelegt. Die Entscheidung über den Standort wird nicht titelscharf für jedes einzelne Buch getroffen. D. h. auch in einer Signaturengruppe, die im Durchschnitt intensiv genutzt wird, wird es „Ladenhüter“ geben und auch in einer fast überhaupt nicht genutzten Signaturengruppe wird es u. U. einzelne Bände geben, die häufig nachgefragt sind. Da Umstellungen einer Signaturengruppe recht aufwändig sind, wird eine solche Entscheidung i. d. R. auch nicht revidiert: eine Signaturengruppe, die auf Grund ihrer niedrigen Nutzung einmal im Ausweichmagazin steht, hat in der USB noch nie den Weg zurück ins Haupthaus gefunden, auch wenn sich die Nutzung intensiviert haben sollte.

Damit ist auch schon die wesentliche Herausforderung definiert, die mit dem Konzept der fluiden Bibliothek an der USB Köln gelöst werden soll: gesucht wurde nach einer technischen Lösung, mit der es möglich ist, jeweils die Bestände, die in der jüngeren Vergangenheit am intensivsten genutzt wurden, für die Nutzerinnen und Nutzer in Freihandaufstellung präsentieren zu können und die Zusammenstellung des Freihandbereiches jederzeit ohne großen Auswand an veränderte Nutzungsintensitäten anpassen zu können.

Technischer Ausgangspunkt für das Konzept der fluiden Bibliothek ist die Ausstattung der Freihandbereiche mit sogenannten Smart Shelves, d. h. es werden Regale mit RFID-Antennen aufgestellt, so dass diese Regale jederzeit die aktuelle Information liefern können, welche (mit RFID-Transpondern ausgestatteten) Bücher sich in den Regalen befinden. Auch wird jede Entnahme eines Bandes registriert, somit ist es möglich, Nutzungsinformationen nicht nur über die Ausleihzahlen, sondern auch über die Präsenznutzung zu erhalten. Das statisch-bestandsorientierte Konzept einer Aufstellung nach bibliothekarischer Ordnung wird also auch in den Bibliotheksbereichen, die für die Besucherinnen und Besucher frei zugänglich sind, zu Gunsten einer dynamischen Aufstellung in chaotischer Lagerhaltung aufgegeben. Das Prinzip der chaotischen Lagerhaltung, das für das AWM eingesetzt werden soll, wird also auch im Freihandbereich der Bibliothek zu finden sein. Im Grundsatz ist es jedoch auch möglich, die chaotische Lagerhaltung im Freihandbereich einzuführen und im Ausweichmagazin (bzw. in den geschlossenen Magazinen im Gebäude) die konventionelle Aufstellung nach Numerus Currens beizubehalten.

Nutzerinnen und Nutzer, die ein Werk suchen, dass in diesem Bereich steht, erhalten rechnergestützt die Information, wo der Band aktuell zu finden ist (Angabe des konkreten Regalbrettes, ggf. sogar mit der Spezifikation, ob der Band eher rechts, in der Mitte oder links auf dem Regalbrett steht). Nutzerinnen und Nutzer von mobilen Devices können diese Information auch unmittelbar vor Ort abrufen. Die Nutzerinnen und Nutzer der USB sind es bisher gewohnt, die ausleihbaren Freihandbestände in einer Numerus-Currens-Aufstellung zu finden (mit Ausnahme der Lehrbuchsammlung, die in systematischer Freihandaufstellung steht). Die Umgewöhnung von einer Numerus-Currens-Aufstellung hin zu einer chaotischen Lagerhaltung ist für die Nutzerinnen und Nutzer natürlich deutlich einfacher, als dies der Fall wäre, wenn die Bestände bisher in systematischer Aufstellung präsentiert worden seien.

Um den softwaretechnischen Aufwand möglichst gering zu halten, wird der Bereich der Smart Shelves mit denjenigen Medien gefüllt, die aus der Benutzung (sei es Ausleihe oder Fernleihe oder auch eine Bestellung zur Benutzung im Lesesaal) zurückgehen. (Davon ausgenommen sind natürlich die im Lesesaal genutzten Rara-Bestände sowie die Ausleihen aus der Lehrbuchsammlung, die nach wie vor separat aufgestellt sein wird. Nicht ausgenommen sind jedoch die Periodika, auch hier kann ein einzelner Band einer Zeitschrift unabhängig vom Aufbewahrungsort der anderen Bände dieser Zeitschrift in die Smart Shelves gestellt werden.) Dieses Vorgehen geht von der Annahme aus, dass die Wahrscheinlichkeit, dass ein gerade genutztes Buch auch in näherer Zukunft Interessenten findet, recht hoch ist. Diese Annahme ist sicherlich nicht durchgehend richtig, es wird sicherlich Bestände geben, die nach einmaliger Ausleihe lange ungenutzt bleiben. Doch erspart dieser Pragmatismus aufwändige Algorithmen, die rechnergestützt just-in-time zum Zeitpunkt der Rückgabe eine Entscheidung über den zu wählenden Standort treffen und dann die Medien in der Rückgabeanlage entsprechend sortieren. Das Einstellen der Bücher nach der Rückgabe kann sehr schnell und einfach auch durch Hilfskräfte erfolgen, die nicht weiter eingearbeitet werden müssen, da ja innerhalb der Anlage ein beliebiger Standort gewählt werden kann. Auch Nutzerinnen und Nutzer, die einen Band aus diesem Bestand genommen haben, um ihn vor Ort zu nutzen (bzw. einzuscannen oder zu kopieren) können diesen Band an beliebiger Stelle wieder einstellen. Allenfalls wird es eine Unterscheidung zwischen den Klein- und Großformaten geben, doch auch hier ist es absolut unschädlich, wenn ein Band im „falschen“ Regal landet. Somit kann in diesem System der Fehler einer Rückstellung an einem falschen Platz nicht passieren, da es ja keinen festgelegten Platz für ein Medium gibt. Bei neu erworbenen Medien treffen die Fachreferentinnen und Fachreferenten die Entscheidung, ob dieser Band gleich ins AWM geht oder zunächst in den Smart Shelves einem Platz findet.

Auf diesem Wege werden sich die Smart Shelves kontinuierlich füllen. Um immer wieder Platz für neue Bände zu schaffen, muss der Bestand kontinuierlich (z. B. wöchentlich) über „Abräumlisten“ ausgedünnt werden. In diesen Abräumlisten tauchen diejenigen Titel auf, die sich aktuell in den Smart Shelves befinden und im Vergleich zu allen anderen dort befindlichen Beständen die geringste Ausleihfrequenz aufweisen. Verliert ein Band, der in diesem Bereich steht, also seine Eigenschaft als „Schnelldreher“, taucht dieser Band in der Abräumliste auf und wird wieder ins AWM gebracht werden, ohne dass dazu aufwändigen Arbeiten wie Katalogkorrekturen, Umsignieren, neue Rückenschilder usw. notwendig wären.

Auch in Bezug auf die technische Umsetzung sollen an der USB pragmatische Wege beschritten werden. Dabei kann die USB davon profitieren, dass die Nutzerinnen und Nutzer nicht direkt auf den OPAC des Library Management Systems LMS zugreifen, sondern dass eine Portaltechnologie dazwischen geschaltet ist, so dass „nur“ innerhalb der Software IPS6 Anpassungen zu erfolgen haben. Der Hauptaufwand wird also in der IT- Abteilung der USB zu leisten sein, nicht bei den Systemanbietern. Seitens der Anbieter der Smart Shelves ist es lediglich notwendig, dass die konkreten Standortangaben in eine separate Datei geschrieben werden, so dass quasi für diese Bestände eine Konkordanz zwischen Signatur und Standort (= Regalbrett) geschaffen wird. Es ist nicht erforderlich, dass diese Daten in das LMS geschrieben werden. Auch die erwähnten Abräumlisten werden anhand der Ausleihfrequenzen von der IT-Abteilung erstellt werden müssen, sie werden nicht aus dem LMS heraus generiert. Das bedeutet auch, dass in den Verbundkatalogen jeweils nur die Signatur eines Bandes recherchiert werden kann, nicht jedoch die Information, ob der betreffende Band aktuell im Freihandbereich zu finden ist. Da ja auch der Ausleihstatus eines Werkes zunächst nicht über die Verbundkataloge angezeigt wird, ist dieses Vorgehen absolut analog.

Für die Bände, die im Lesesaal, der Lehrbuchsammlung oder dem geplanten Rara-Magazin stehen werden, ändert sich in der Anzeige im Bibliotheksportal überhaupt nichts: die Portalsoftware wird die Signatur anzeigen und im Falle des Rara-Magazins einen Bestellbutton anbieten. Für den größeren Teil der Bestände, die sich entweder im AWM oder temporär in den Smart Shelves befinden, wird die Portaltechnologie bei jeder Kataloganfrage zunächst aus dem LMS die Signatur des gewünschten Bandes ermitteln und anschließend in der Konkordanzdatei anfragen, ob diese Signatur dort mit den Standorten in den Smart Shelves auftaucht. Ist dies der Fall, so wird statt der Signatur der temporäre Standort im Regal sowie ein Vermerk, dass dieser Band dort abgeholt bzw. eingesehen werden kann, angezeigt. Ist dies nicht der Fall wird – wie gewohnt – die Signatur angezeigt und ein Bestellbutton angeboten.

Die chaotische Lagerhaltung einerseits im AWM und andererseits im Freihandbereich wird zwar mit dem Begriff „chaotisch“ bezeichnet, doch vielleicht wäre eigentlich der Begriff „dynamisch“ viel passender, denn ein großer Vorteil diese Konzeptes ist der Umstand, dass für den gesamten Bestand jederzeit eine zuverlässige Information zu bekommen ist, wo sich ein bestimmtes Medium aktuell befindet. Dies ist deutlich mehr als es für konventionelle Regale zu erreichen ist, da dort – bei aller Sorgfalt – immer das Risiko einer Fehlerquote durch Verstellen usw. einzukalkulieren ist.

Wie schon erwähnt, geht die Planung derzeit davon aus, dass es nicht notwendig sein würde, die Standortangaben im LMS zu verändern. Dies hätte jedoch auch einige praktische Auswirkungen. So würden z. B. Fernleihbestellungen generell erst ins Ausweichmagazin geschickt, diejenigen Bestellungen, die dort nicht zu finden sind, müssten dann im System abgefragt werden, ob sie aktuell in den Smart Shelves sind. Ob dieser Aufwand angesichts der permanent sinkenden Fernleihzahlen gravierend sein würde, bleibt abzuwarten. Daneben wird es in Fällen von vermissten Büchern deutlich schwieriger, zu rekonstruieren, wo diese Bücher zuletzt waren. Auch hier ist mit einem gewissen Mehraufwand bzw. einer höheren Unsicherheit zu rechnen. Erst die praktische Erfahrung wird zeigen, ob diese Probleme so gravierend sind, dass sich dafür der Aufwand eines schreibenden Zugangs zum LMS rechtfertigen lässt.

Ebenfalls noch nicht abschließend geklärt ist die Frage, wie mit den nicht ausgeliehenen Beständen umzugehen ist, die sich aktuell weder im AWM noch in den Smart Shelves befinden, für die also keine aktuellen Standortinformationen vorliegen. Dies kann ja mehrere Gründe haben. Einen Band im „Bestellt“-Status anzuzeigen, der sich auf dem Weg vom AWM in die Abholregale befindet, ist ja bereits aktuell für alle Bibliotheken mit Magazinbeständen Routine. Auch die Bände, die auf der Abräumliste waren und sich nunmehr auf dem Rückweg in das AWM befinden, lassen sich eindeutig identifizieren und entsprechend anzeigen. Doch in allen anderen Fällen lässt sich nicht automatisch ermitteln, aus welchem Grund und für welchen zu erwartenden Zeitraum ein Band weder am einen noch am anderen Platz zu finden ist. Wird der Band zur Ausleihverbuchung entnommen, so ist i. d. R. der Zeitraum zwischen Entnahme und Ausleihverbuchung so gering, dass diese Fälle zu vernachlässigen sind. Doch daneben ist ja auch die Entnahme aus den Smart Shelves zur Präsenznutzung (lesen, nachschlagen, kopieren usw.) oder für einen Scan- bzw. Kopiervorgang im Rahmen der Fernleihe/Dokumentlieferung möglich. Auch der Fall eines aus dem Bestand gestohlenen Buches ist denkbar. Rein technisch wäre es realisierbar, alle Arbeitsplätze im Lesesaal mit RFID-Antennen auszustatten, wodurch auch für die Bestände in der Präsenznutzung ein eindeutiger Standort zu ermitteln wäre. Da gilt es abzuwägen, ob sich dieser Aufwand angesichts der doch relativ geringen Präsenznutzung der Printbestände lohnt. Doch in jedem Falle verbleibt ein – relativ geringer – Prozentsatz von Medien, für die temporär keine zuverlässigen Aussagen über ihren Verbleib möglich sind. Unter Umständen muss in diesen Fällen eine Statusangabe „wurde kürzlich aus den Freihandregalen entnommen“, ggf. sogar unter Nennung des konkreten Zeitpunktes, eingeführt werden.

5 Fazit

Wie schon in der Einleitung bemerkt, werden unter dem Begriff der fluiden Bibliothek unterschiedliche Konzepte verstanden. Im Falle der USB Köln liegt der Schwerpunkt eindeutig im Bereich der Logistik. Das System der fluiden Bibliothek setzt eine Anfangsinvestition in die entsprechende Technologie voraus. Es bietet jedoch im Gegenzug die Möglichkeit, in einem deutlich höheren Umfang als bisher in der Bibliothek Platz für Arbeitsplätze zu schaffen, ohne dass dies mit erheblichen Qualitätsverlusten für die Besucherinnen und Besucher (durch fehlende direkte Zugänglichkeit und lange Lieferfristen) verbunden sein muss. Für Besucherinnen und Besucher, welche die Aufstellung des Freihandbestandes im Numerus-Currens gewöhnt sind, ändert sich auch bzgl. der Bestandspräsentation und der Notwendigkeit, die gewünschten Medien immer erst im Bibliotheksportal recherchieren zu müssen, nichts Wesentliches.

Das System reagiert extrem flexibel auf alle Kundenanforderungen und stellt sicher, dass jederzeit die Bestände, die aktuell am stärksten nachgefragt werden, unmittelbar frei zugänglich sind. Die Transportlogistik zwischen Ausweichmagazin und Bibliothek wird so weit wie möglich reduziert, der bibliothekarische Workflow ist sehr einfach, transparent und rationell. Insbesondere das Rücksortieren von genutzten Medien ist sowohl für die Besucherinnen und Besucher als auch für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bzw. studentische Hilfskräfte sehr schnell und ohne weitere Vorkenntnisse möglich. Da das Einsortieren an einem beliebigen Standort innerhalb der Smart Shelves erfolgen kann, geht dies sehr schnell und ohne Fehler. Auch Bestandsrevisionen sowie Statistiken über die Präsenznutzung der für den Freihandzugriff aufgestellten Bestände sind jederzeit vollautomatisch möglich.

Es ist aber natürlich nicht zu leugnen, dass sich die Bibliothek damit einmal mehr in die Abhängigkeit von der Ausfall- und Fehlersicherheit der EDV-Systeme begibt. Bei einer Größenordnung von mindestens 100.000 Bänden in den Smart Shelves wird es sicherlich nicht möglich sein, ein gewünschtes Medium mit vertretbarem Aufwand zu finden, während die Technik ausgefallen ist.

Aktuell gibt es auch an der USB Köln noch keine realisierte Lösung – somit kann noch nicht von praktischen Erfahrungen berichtet werden. Spätestens mit dem Bau des neuen Ausweichmagazins wird jedoch hoffentlich auch dieses Konzept realisiert. Es liegt bereits ein konkretes Angebot von einem Firmenkonsortium vor, das mit der USB Köln eine solche Anlage pilotieren will. Zu diesem Konsortium haben sich die Firma Bibliotheca7 als Anbieter von bibliothekarischen RFID-Lösungen mit der Firma BiblioLenk8 als Produzent für die eigentlichen Regale sowie die Firma Feig Electronic9 als Lieferant für die RFID-Antennen zusammengefunden.

Footnotes

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Ralf Depping

Ralf Depping


Published Online: 2018-06-12

Published in Print: 2018-06-26


Citation Information: Bibliotheksdienst, Volume 52, Issue 7, Pages 527–539, ISSN (Online) 2194-9646, ISSN (Print) 0006-1972, DOI: https://doi.org/10.1515/bd-2018-0064.

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