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2194-9646
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Volume 52, Issue 9

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Retrodigitalisierung zur Erhaltung von wirtschaftswissenschaftlichen Inhalten – ein Praxisbericht der ZBW Kiel / Hamburg

Monika Zarnitz
  • Deutsche Zentralbibliothek für Wirtschaftswissenschaften – Leibniz-Informationszentrum Wirtschaft (ZBW) Düsternbrooker Weg 120 24105 KielDeutschland
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Published Online: 2018-08-08 | DOI: https://doi.org/10.1515/bd-2018-0084

Zusammenfassung

Die ZBW nimmt die überregionale Literaturversorgung für ihr Fach wahr und macht die Inhalte aus ihrem Bestand dauerhaft verfügbar. Ca. 475.000 gedruckte Werke aus den Erscheinungsjahren 1840–1990 ihres Bestandes, die vom Zerfall bedroht sind, werden für eine Sicherungsmaßnahme ausgewählt. Die ZBW digitalisiert diese Publikationen und stellt sie im Open Access zur Verfügung. Die Retrodigitalisate werden digital langzeitarchiviert. Eine Originalerhaltung ist für einen besonders hervorgehobenen Teil dieser Bestände vorgesehen. In diesem Beitrag wird das Konzept vorgestellt und über erste Erfahrungen mit der Retrodigitalisierung berichtet.

Abstract

The ZBW carries out the subject literature supply for its region and beyond and makes the contents of its collections constantly available. About 475.000 printed works from its collections which were published between 1840 and 1990 and are in danger of disintegrating, are chosen for protection measures. The ZBW digitises these publications and makes them available with Open Access. The digital contents are kept in digital long-term archives. The originals of a specially selected part of these collections will be preserved. This article presents the concept and discusses first experiences with retro-digitisation.

Schlüsselwörter: Bestandserhaltungskonzept; Retrodigitalisierung; Erfahrungsbericht

Keywords: preservation of collections; retro-digitisation; report

1 Einleitung

Die ZBW-Leibniz Informationszentrum Wirtschaft (ZBW) ist die zentrale Fachbibliothek für die Wirtschaftswissenschaften in Deutschland. Sie ist kraft ihrer Satzung und kraft ihrer Rolle im deutschen Bibliothekssystem sowohl für die überregionale Informationsversorgung für ihr Fach als auch für die Nachhaltigkeit dieser Informationsversorgung zuständig. In ihrer Strategie verankert ist das Ziel, mittelfristig eine rein digitale Bibliothek zu werden, um ihren Nutzerinnen und Nutzern national und international den zeit- und raumunabhängigen Zugriff auf wirtschaftswissenschaftliche Inhalte bieten zu können. In diesem Zusammenhang steht auch ihre Strategie zur Erhaltung wirtschaftswissenschaftlicher Inhalte, die hier vorgestellt wird.

2 Strategie zur Erhaltung wirtschaftswissenschaftlicher Inhalte

Die ZBW verfügt über einen historisch gewachsenen und umfassenden Bestand in gedruckter und digitaler Form. Sie hat sich entschlossen, ihren Bestand anhand einer e-prefered Regel weiter auszubauen, d. h. zukünftig die elektronische Version eines Werks bevorzugt zu beschaffen, wenn es möglich ist, die Werke oder Teile aus ihnen überregional zur Verfügung zu stellen. Bisher waren die Möglichkeiten, Informationen aus digitalen Quellen überregional bereitzustellen, sehr eingeschränkt. Heute bieten sich dafür aber aufgrund der Änderung des Urheberrechts und durch die Möglichkeit, innovative Lizenzmodelle für die überregionale Nutzung zu verhandeln, neue Perspektiven.

Ein großer Teil des gedruckten Bestands der ZBW aus den Erscheinungsjahren 1840–1990 ist aus Papier hergestellt, welches Stoffe enthält, die es zersetzen, so dass die Gefahr besteht, dass diese Bestände unbrauchbar werden. Vor diesem Hintergrund und in Hinblick auf das Ziel, digital zu werden, hat sich die ZBW entschlossen, die Inhalte aus ihren gedruckten Altbeständen in die digitale Form zu überführen und diese – ebenso wie die elektronischen Medien auf ihren eigenen Servern – über die digitale Langzeitarchivierung zu erhalten. Für diese Form der Erhaltung der Inhalte durch Retrodigitalisierung sind rund 475.000 Bücher und Bände vorgesehen. Dies sind Medien, die nicht bereits anderweitig digitalisiert worden sind bzw. nicht frei im Netz stehen. Ergänzend dazu verhandelt die ZBW Lizenzen für digitale Archive, so dass sie die darin enthaltenen Werke nicht selbst digitalisieren muss. Für einen Ausschnitt dieses Altbestands ist die Originalerhaltung durch Entsäuerung vorgesehen.

Die ZBW hat für die Retrodigitalisierung ein eigenes Digitalisierungszentrum aufgebaut, denn sie hat den Auftrag, ihren Bestand zu sichern und nachhaltig zur Verfügung zu stellen. Aus diesem Grund möchte sie auch die Kernkompetenzen für die Retrodigitalisierung im eigenen Haus haben. In diesem Digitalisierungszentrum soll möglichst großer Durchsatz erreicht werden, d. h. dass der Schwerpunkt auf dem Scannen möglichst vieler Seiten liegen wird und die bei der Retrodigitalisierung übliche, relativ aufwändige Strukturdatenerstellung sehr knapp gehalten wird. Im Rahmen von Drittmittel-finanzierten Projekten und auch als Anschubmaßnahme z. B. werden für Teile des Retrodigitalisierungsprozesses Dienstleister hinzugezogen.

In diesem Beitrag werden die konzeptionellen Überlegungen zum Erhalt von Inhalten durch Retrodigitalisierung vorgestellt. Es wird über die Erfahrungen mit der Einrichtung des Digitalisierungszentrums und über erste praktische Erfahrungen mit der Umsetzung des Konzepts berichtet.

3 Weitere strategische Entscheidungen

Als System zur Unterstützung der Produktionsprozesse im Digitalisierungszentrum wird die Software Goobi, die von der Firma Intranda betreut wird, eingesetzt. Der Intranda-Viewer dient der Präsentation der digitalisierten Werke. Die Wahl fiel auf dieses Produkt, weil Goobi zum einen eine Open Source Software ist und dies zum Open Science Ansatz der ZBW am besten passt, aber darüber hinaus der Service der Firma Intranda genutzt werden kann, um z. B. neue Plugins für die Software erstellen zu lassen. Dieses entlastet unsere IT-Abteilung.

Die ZBW beginnt mit der Bearbeitung gemeinfreier Monographien, die zu ihrem Sammelgebiet gehören, denn diese alten Werke bedürfen einer Inhaltssicherung am meisten und die Retrodigitalisate können ohne weitere rechtliche Klärungen im Open Access angeboten werden. Diese Auswahl ist erforderlich, weil sich das Sammeln der ZBW über die Jahre ihres Bestehens (d. h. ab 1919) hinweg mehr und mehr auf die BWL und VWL konzentriert hat. Dies lag an der dogmengeschichtlichen Entwicklung der Wirtschaftswissenschaft, die im 19ten Jahrhundert noch breiter angelegt war, als das heute der Fall ist, und daran, dass die Produktion wirtschaftswissenschaftlicher Literatur im Zeitverlauf stark angestiegen ist. In den Anfangsjahren des Bestehens der Bibliothek wurde auch viel staatswissenschaftliches Schrifttum gesammelt, was heute anderen Fachdisziplinen in Deutschland zugerechnet wird, z. B. juristische und verwaltungswissenschaftliche Literatur. Erste Erfahrungen zeigten, dass ungefähr 50 % des Bestands an Monographien der ZBW bis zum Erscheinungsjahr 1925 nicht in das heutige Sammelgebiet der ZBW fallen. Es ist vorgesehen, nach den gemeinfreien Monographien die Periodika zu bearbeiten.

Die ZBW digitalisiert nur Literatur, die nicht bereits von anderen Einrichtungen digitalisiert worden ist. Um dies zu festzustellen, werden die Titel am Karlsruher Virtuellen Katalog geprüft. Dabei werden solche Datenbanken, Kataloge und Portale wie Hathytrust, Deutsche Digitale Bibliothek, Europeana, die Kataloge der dort eingebundenen Nationalbibliotheken usw. berücksichtigt. Es werden die Quellen bzw. Datenbanken durchsucht, bei denen bekannt oder zu vermuten ist, dass sich die dahinterstehenden Einrichtungen auch um die digitale Langzeitarchivierung ihrer digitalen Bestände kümmern. Wenn es bereits Digitalisate gibt, werden diese im Rechercheportal EconBiz der ZBW verlinkt. Es wurde festgestellt, dass ungefähr 50 % der Bücher, deren Inhalte erhalten werden sollen, bereits weltweit anderweitig digitalisiert worden sind.

Bei der technischen Umsetzung werden die Praxisregeln der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) für die Digitalisierung zugrunde gelegt.

Die Digitalisate werden mit einer Texterkennung versehen, so dass der gesamte Text durchsucht werden kann. Die bei der Digitalisierung sonst übliche Strukturdatenerfassung wird deshalb auch nur sehr knapp gehalten. Für Werke bis zu einem Umfang von 50 Seiten werden nur das Titelblatt und das Inhaltsverzeichnis kenntlich gemacht. Bei umfangreicheren Werken werden auch die Hauptkapitelüberschriften als Strukturdaten angeboten. Unterkapitel werden nicht erfasst.

Die Digitalisate sind über Persistent Identifier zu erreichen. Die ZBW verwendet dafür die U(nified) R(esource) N(ames). Die ZBW erstellt Katalogdaten für die elektronischen Kopien, die in ihrer eigenen Datenbasis ECONIS, in ZVDD, in der Deutschen digitalen Bibliothek und Europeana nachgewiesen werden. Auch in der Verbunddatenbank des GBV und über diese im WorldCat erfolgen Nachweise. Die Metadaten aus unserem Fachportal EconBiz sind für das Crawlen durch Suchmaschinen freigegeben. Durch diese breite Streuung der Nachweise der Retrodigitalisate schafft die ZBW eine breite Sichtbarkeit als Voraussetzung für eine zahlenmäßig gute Nutzung.

Der Einstieg für die Suche nach den Retrodigitalisaten ist das Rechercheportal EconBiz der ZBW, in dem die Katalogdaten mit dem Eintrag im Intranda-Viewer über eine URN verknüpft sind. Eine Browsing-Funktion bzw. ein Zugang über ein Portal nur für die Retrodigitalisate werden nicht angeboten, weil vermieden werden sollte, dass ein weiteres Portal und damit eine neue Dienstleistung für die ZBW eingerichtet werden muss. Im Intranda-Viewer werden zur Ansicht JPEGs angeboten sowie das Herunterladen des ganzen Dokuments oder von Teilen daraus als PDF. Dafür stehen zwei Größen der PDFs zur Verfügung. Es gibt auch eine Thumbnail Ansicht und, wenn es der Umfang des Werks erlaubt, ein Inhaltsverzeichnis, in dem die oben dargestellten Strukturdaten präsentiert werden. Der Intranda-Viewer bietet auch den Zugang zum DFG-Viewer und den Download von Daten, z. B. den METS/MODS-Daten, die zur Nachnutzung von anderen Einrichtungen verwendet werden können.

Die ZBW verfügt über ein digitales Langzeitarchiv. Zusammen mit Ihren Projektpartnern TIB-Leibniz-Informationszentrum Technik und Naturwissenschaften Universitätsbibliothek (TIB) und ZB MED-Informationszentrum Lebenswissenschaften (ZB MED) nutzt sie dafür das Rosetta-System der Firma Exlibris. Dieses System liegt bei der TIB auf, und die TIB fungiert in Bezug auf ihre beiden Partner als Dienstleister für den Betrieb dieses Systems. Das Einspeisen und Extrahieren der Daten in und aus dem System sowie das Preservation Planning (Erhaltungsmaßnahmen gestalten) für die ZBW-Daten nimmt die ZBW selbst war. In diesem System werden nicht nur die Retrodigitalisate aus dem eigenen Digitalisierungszentrum der ZBW archiviert, sondern auch alle anderen Dokumente und Objekte, die auf Servern der ZBW gespeichert sind. Dazu gehören untern anderem National- und Allianzlizenzen, die gehostet werden, sowie die Open Access Dokumente auf dem Repositorium EconStor, also auch originär digitale Dokumente und Objekte. Dieses System ist für die ZBW-Bestände ein „dark archive“, d. h. dass es ihren Nutzerinnen und Nutzern nur über die Anwendungen, wie EconStor oder EconBiz, direkt zur Verfügung steht und das LZA-System im Hintergrund sicherstellt, dass die Dokumente gesichert sind und ihre Formate nicht obsolet werden.

4 Erfahrungen bei der Einrichtung des Digitalisierungszentrums der ZBW

Die ZBW hat die Einrichtung eines Digitalisierungszentrums von Beginn an bereichsübergreifend gestaltet, um alle Stakeholder direkt einzubeziehen, denn die Einrichtung eines Digitalisierungszentrums ist eine technisch und organisatorisch komplexe Aufgabe. Für die Durchführung dieses Projekts wurde eine Arbeitsgruppe eingerichtet, in der Kolleginnen und Kollegen aus der IT, der Katalogisierung, der Benutzung und der digitalen Langzeitarchivierung tätig waren. Aufgabe war es, die einzelnen Aktivitäten auf einander abzustimmen und Sorge dafür zu tragen, dass alle Belange der betroffenen Arbeitsbereiche rechtzeitig berücksichtigt wurden. Das Digitalisierungszentrum wurde organisatorisch gut in die Prozesse der ZBW eingebunden.

Bei der Einrichtung der Geschäftsgänge wurde ein gleichmäßiger und mengenmäßig guter Durchsatz angestrebt. Von der Anlage des Vorgangs im Produktivsystem von Goobi an kann man die Prozesse sehr gut strukturieren, aber für die vorgelagerten Prozesse (Auswahl, Verbuchen im Ausleihsystem, Katalogisierung der elektronischen Version des Werks) gab es bislang keine Möglichkeit, diese Prozesse ohne hohen Aufwand nachvollziehbar zu machen. Daher wird jetzt ein Unterprojekt gestartet, das zum Ziel hat, einen Weg zu finden, wie diese vorgelagerten Prozesse und deren Bearbeitungszustände in einer Datenbank einfach dokumentiert und überwacht werden können.

Die Kolleginnen und Kollegen, die jetzt im Digitalisierungszentrum tätig sind, stammen aus Bereichen der ZBW, in denen wegen des digitalen Wandels Aufgaben entfallen sind. Sie sind während der gesamten Phase des Aufbaus des Digitalisierungszentrums regelmäßig über die Pläne und den Stand der Arbeiten informiert worden. Daher ist die Akzeptanz zur Übernahme neuer Aufgaben auch sehr groß. Nachdem die Testphase der Digitalisierungssoftware, die von der IT und der Leitung des Digitalisierungszentrums durchgeführt wurde, abgeschlossen war, schloss sich eine Einarbeitungsphase an, in der die Kolleginnen und Kollegen im Umgang mit den Scannern und dem Produktivsystem von Goobi geschult worden sind. Die Einarbeitung wurde zum Teil vom Anbieter der Hard- und Software vorgenommen und zum Teil von der Leitung des Digitalisierungszentrums.

Die Scanoperateurinnen und -operateure und die Kolleginnen und Kollegen, die die Strukturdaten erfassen, üben ihre Tätigkeit im Digitalisierungszentrum zu nicht mehr als 50 % einer Vollzeitstelle aus, denn diese Arbeiten sind relativ monoton. Um ihre Arbeitsinhalte interessanter zu gestalten, nehmen sie auch Arbeiten in anderen Organisationeinheiten der ZBW wahr. Dies entspricht einem job enrichment, bringt es aber auch mit sich, dass es bei diesen Kolleginnen und Kollegen zu Loyalitätskonflikten in Bezug auf die Arbeitsbereiche, in denen sie arbeiten, kommen kann. Das Digitalisierungszentrum hat gute Erfahrungen damit gemacht, die Zeitanteile für diese Tätigkeiten klar zu regeln und Prioritäten festzulegen, die mit den Leitungen der anderen Organisationseinheiten abgesprochen sind. Dienstpläne stellen sicher, dass die Tätigkeiten zeitlich miteinander kompatibel werden.

Die Arbeitsplätze im Digitalisierungszentrum sind auch unter ergonomischen Aspekten ausgestattet worden. Es wurden Scanner angeschafft, die ein automatisches Anheben und Andrücken der Glasplatte ermöglichen. Sie stehen auf Tischen, die mit einem Motor in der Höhe verstellt werden können. Vor dem Scannern liegen Matten, die verhindern, dass man zu lange auf zu harten Untergrund steht, und es wurden Stehhilfen angeschafft, die beim Stehen vor dem Scanner zum Anlehnen genutzt werden können. Die Räume werden mit Taglicht-Lampen ausgeleuchtet. Die Kolleginnen und Kollegen, die an den Scannern arbeiten, sind darin eingewiesen worden, sich den Tisch und die Arbeitsgeräte so einzustellen, dass sie beschwerdefrei arbeiten können.

5 Ausblick

In diesem Aufsatz habe ich den Bogen von der Strategie der ZBW in Bezug auf ihre Aktivitäten zur Sicherung der Nachhaltigkeit der Informationsversorgung für die Wirtschaftswissenschaften zu den Herausforderungen in der praktischen Umsetzung geschlagen. Hauptmotiv für dieses Konzept war das Ziel, die wirtschaftswissenschaftlichen Informationen zu erhalten und leichter verfügbar zu machen. Die Besetzung des Digitalisierungszentrums ist aber auch ein Teil des Change Managements der ZBW, das zur Aufgabe hat, Kolleginnen und Kollegen, deren Aufgaben bedingt durch den digitalen Wandel geringer werden (z. B. im Magazin und in der Buchbinderei), beruflich weiter zu entwickeln und ihnen neue Perspektiven bei der Erstellung moderner Dienstleistungen zu ermöglichen.

Bis zum Abschluss dieses Erhaltungsprozesses werden noch etliche Jahre vergehen. Eine besondere Herausforderung stellt sich, wenn die gemeinfreien Werke digitalisiert sein werden und Lösungen für die rechtlich komplexe Digitalisierung von Publikationen, die noch nicht gemeinfrei sind, erarbeitet werden müssen. Die ZBW wird sich auch dieser Aufgabe stellen.

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Monika Zarnitz

Monika Zarnitz


Published Online: 2018-08-08

Published in Print: 2018-09-25


Citation Information: Bibliotheksdienst, Volume 52, Issue 9, Pages 710–716, ISSN (Online) 2194-9646, ISSN (Print) 0006-1972, DOI: https://doi.org/10.1515/bd-2018-0084.

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